外贸邮件查询回复中英文指南-第1部分

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信息查询

Request　for　Information　

信息查询回复样本

尊敬的　Charles　Aznavour　先生：

您　7　月　16　日的查询现已收到。得知贵公司对我们的产
品有兴趣，。。。。。。。。。深。。。。。。。感荣幸。

我们已通过　DHL　给您邮寄了我公司最新的产品目录以
及一些常用原料的样品。。。　

很抱歉未能寄上全套样品，但保证我公司的产品质量
确实如您所期。。

我公司业务部经理　Angela　Wang　女士将于下月到法国
出差，希望到时能与您面谈并奉上全套产品样品。相
信看了这些样品之后，您也会同意我们的产品用料考
究、质量上乘、工艺精良，能吸引最挑剔的买家。。

除了您查询的产品以外，本公司还生产品种繁多的小
机具。贵公司若感兴趣，可浏览我公司网页。。：　
。globalsources。/deselec。co

期待您的订单。。

顺祝商祺。，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co


Sample　reply　to　an　RFI

Dear　Mr。　Charles　Aznavour；

Thank　you　for　your　inquiry　dated　16　July。　We　are　
pleased　to　hear　that　you　are　interested　in　our　products。
We　have　sent　you　a　copy　of　our　latest　catalog　by　
DHL；　together　with　samples　of　some　of　the　materials　
we　regularly　use　in　manufacturing　of　our　products。
I　regret　to　say　that　we　cannot　send　you　the　full　range　of　
samples。　You　can　be　assured；　however；　that　our　products
are　of　the　quality　you　expect。
Mrs。　Angela　Wang；　our　Sales　Manager；　will　be　in　
France　next　month　and　would　be　pleased　to　visit　you。　
She　will　have　with　her　a　wide　range　of　our　products。
When　you　see　them；　we　think　that　you　will　agree　that　
only　the　best　quality　materials　are　used；　and　that　the　
high　standard　of　workmanship　will　appeal　to　the　most　
discriminating　buyer。

We　also　manufacture　a　wide　range　of　widgets　in　which　you　
may　be　interested。　You　can　find　a　full　illustration　of　them　in　
our　online　catalog　at　。globalsources。/deselec。co

We　look　forward　to　receiving　an　order　from　you。

Yours　sincerely；

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co


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Sample　reply　to　an　RFI

Dear　Mr。　Errol　Garner；

Thank　you　for　your　enquiry　dated　2　October。　In　response；　
we　would　like　to　make　the　following　offer；　subject　to　our　
final　confirmation：

Product：　Steel　screws

Specifications：　As　per　the　attached　list

Packing：　Loose　in　boxes　of　5　kg　net

Quantity：　100　boxes

Price：　As　per　the　attached　list　

Shipment：　January　/　February

Payment：　Confirmed；　irrevocable　letter　of　credit　
payable　by　draft　on　sight　to　be　opened　
30　days　before　the　time　of　shipment

Under　separate　cover；　we　have　sent　you　samples　of　various　
sizes；　our　catalog　and　price　list。

If　you　find　our　offer　acceptable；　please　e…mail　or　fax　us　for　
confirmation。　


Yours　sincerely；

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

信息查询回复样本

尊敬的　Errol　Garner　先生：

贵公司　10　月　2　日查询函已收悉。以下报价需在本公司
确认后，方为有效。：

产品名称：　钢质螺丝钉　

规格：　详见附件　

包装：　。。。。。。。。。。。。散装，每盒净重　5　千克。　

数量：　100　盒　

价格：　详见附件　

交货期：　1　月。。份/　2　月。。份。　

付款方式：　。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。不可撤销保兑信用证，应于装运日期前　
30　天开具，见票即付

我们已分别寄出各种型号的产品样品、产品目录和价
目表。。

如贵公司接受上述报价，请尽早通过邮件或传真落实
订单为盼。。

顺祝商祺。，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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Inability　to　supply　requested　product

Dear　Mr。　Roy　Hamilton；

Regarding　your　e…mail　dated　12　August　and　ours　of　today　
concerning　the　supply　of　black　silk。。

As　you　perhaps　know；　demand　for　the　above　has　been　
heavy　since　last　year。　We　are　consequently　fully　mitted　
at　the　moment　and　are　unable　to　meet　your　demand　as　
requested。。

We　assure　you；　however；　that　we　shall　contact　you　as　soon　
as　fresh　supplies　bee　available。　Should　your　customers　
require　other　silks；　please　let　us　know。。


Yours　sincerely；

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

无法供货

尊敬的　Roy　Hamilton　先生：

贵公司　8　月　12　日的邮件已收到，现就有关黑色丝绸供
货问题予以答复。。

您或许已经知道，自去年以来，上述货品的需求量极
大。本公司该产品订单已满，所以暂时无法满足贵公
司的要求。。

但是，一旦有新货源补充，本公司定当即时与贵公司
联络。若贵公司客户需要其它丝绸产品，亦请告知。。

顺祝商祺，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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Offering　a　substitute　product

Dear　Mrs。　Joyce　Goga；

Thank　you　for　your　e…mail　inquiry　dated　23　September　
for　the　double…side　PCB　DSG31。

We　appreciate　your　efforts　in　marketing　our　products　and　
consequently　regret　very　much　that　we　are　unable　to　supply　
the　desired　goods　due　to　excessive　demand。

We　would；　however；　like　to　take　this　opportunity　to　offer；　
without　delay；　the　following　material　as　a　close　substitute；　
Double…side　PCB　DSG18；　US_____　per　meter；　FOB　
Shanghai；　including　your　mission　of　2％。

Please　visit　our　catalog　at　。globalsources。/deselec。
co　for　more　information　on　this　item。　If　you　find　the　
product　acceptable；　please　e…mail　us　as　soon　as　possible。　


Yours　sincerely；

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

建议提供。。。。。替代。品

尊敬的　Joyce　Goga　女士：

贵公司　9　月　23　日有关　DSG31　型双面印刷电路板的邮
件查询已经收到，多谢来信。。

我们感谢贵公司积极推广我们的产品，但因目前该产
品需求极大，我公司现无法满足贵公司的要求，对此
我们深感遗憾。。。　

但是，我公司希望借此机会，向您提供以下替代产
品：DSG18　型双面印刷电路板，可立即发货，每米
______美元，上海离岸价，其中已包括贵公司　2％　的
佣金。。

请浏览　。globalsources。/deselec。co　。。。。。查询该产品
详情。若可接受，请尽快通过电子邮件联系我公司。。

顺祝商祺，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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Section　2　–　Request　for　Samples
第二部分　–　样品索取

Requests　for　Samples　help　buyers　establish　that　your　
pany　can　deliver　the　quality　products　that　he　is　
looking　for。。。

买家通过索取的样品来判断您公司是否能提供其所寻
找的优质产品。。。。。。

Sample　reply　to　an　RFS　12
样品索取回复样本

Ready　to　offer　a　sample；　but　require　payment　
for　shipping　14
能提供样品，但需要对方支付运费

Ready　to　offer　a　sample；　but　require　a　
Certificate　of　Incorporation　16
能提供样品，但需要对方提供公司营业执照

Declining　a　buyer’s　request　18
拒绝买家的要求

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Request　for　Samples

样品索取

Sample　reply　to　an　RFS　

Dear　Mr。　Graham；

It　is　a　pleasure　to　know　of　your　continued　interest　in　our　
products。　The　samples　you　have　requested　are　now　
available　and　will　be　sent　free　of　charge。　We　have　sent　the　
package　via　FedEx；　with　Airway　Bill　Number　8180…8713…
0983。　

We　hope　you　find　these　samples　to　your　liking。　We　
would　like　to　reiterate　that　we　accept　customization　of　
products　to　suit　your　requirements。　

Please　do　not　hesitate　to　contact　us　for　any　further　
clarifications。　We　look　forward　to　doing　business　with　you。

With　best　regards；

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

样品索取回复样本

尊敬的　Graham　先生：

非常高兴您对我们的产品依旧感兴趣。我们现已可以提
供您要求的样品并免费寄送给您。我们已通过　FedEx　寄
出样品，空运单编号是　8180…8713…0983。

我们希望您能对这些样品感到满意，并再次说明，我们
可根据您的要求定制产品。。

如需了解更多信息，请随时与我们联络。期待与您合作。。

顺祝商祺，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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Ready　to　offer　a　sample；　but　require　payment　
for　shipping

Dear　Mr。　Daniel；

It　is　a　pleasure　to　know　of　your　continued　interest　in　
our　products。　The　samples　you　have　requested　are　now　
available。　Samples　are　free　of　charge；　but　according　to　
our　pany’s　policy；　the　customer　must　pay　the　shipping　
cost。

Samples　will　be　sent　immediately　as　soon　as　the　
standard　US70　shipping　payment　is　transferred　to　our　
account　No。　009…334833299…2432　at　Hong　Kong　&　
Shanghai　Banking　Corporation　（HSBC）　or　when　you　
provide　us　with　your　DHL；　UPS　or　FedEx　account　number。　

Sorry　for　the　inconvenience；　I　hope　this　little　formality　will　
not　stand　in　the　way　of　our　future　relationship。

We　hope　you　can　understand　our　position　and　look　forward　
to　our　future　cooperation。　


With　best　regards；

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

能提供样品，但。。。。。。。。。。。需要。。。。。。。。。对方支付运费

尊敬的　Daniel　先生：

非常高兴您对我们的产品依旧感兴趣。我们现已可以
提供您要求的样品。样品是免费的，但是根据公司规
定，客户必须支付运输费用。。

只要贵公司将　US　70　标准运费转至我公司在汇丰银行
的帐户　009…334833299…2432　，或提供您的　DHL、UPS　
或　FedEx　帐号，我们会立即发送样品。。

由此造成的不便，在此表示歉意。我希望这项小小的
规定不会妨碍我们未来的关系。。

希望您能理解我们的立场，期待我们未来的合作。。

顺祝商祺，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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能提供样品，但需要对方提供公司营业执照

尊敬的　Thornton　先生：

得知贵公司对我们的产品有兴趣，深感荣幸。我们现
已可以提供您要求的样品。样品是免费的，但是根据
公司规定，客户必须提供公司营业执照。。

只要贵公司将营业执照传真至我公司：　
（86…21）　5306…8969，我们会立即发送样品。。

由此造成的不便，在此表示歉意。我希望这项小小的
规定不会妨碍我们未来的关系。。

希望您能理解我们的立场，期待我们未来的合作。。

顺祝商祺，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

Ready　to　offer　a　sample；　but　require　a　
Certificate　of　Incorporation

Dear　Mr。　Thornton；

We　are　pleased　that　your　pany　is　interested　in　our　
products。　The　samples　you　have　requested　are　now　
available。　They　are　free　of　charge；　but　it　is　our　pany's　
policy　to　request　a　Certificate　of　Incorporation。

Samples　will　be　sent　immediately　as　soon　as　the　Certificate　
of　Incorporation　has　been　sent　to　our　fax　number；　（86…21）　
5306…8969。

Sorry　for　the　inconvenience。　We　sincerely　hope　this　little　
formality　will　not　stand　in　the　way　of　our　future　relationship。

We　hope　you　can　understand　our　position　and　look　forward　
to　our　future　cooperation。

With　best　regards；

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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Declining　a　buyer’s　request

Dear　Mr。　Andreano　Chelentano；

Thank　you　for　your　inquiry　dated　25　March。　We　are　always　
pleased　to　hear　from　a　valued　customer。　

I　regret　to　say　that　we　cannot　agree　to　your　request　
for　technical　information　regarding　our　product。　The　fact　
is　that　most　of　our　petitors　also　keep　such　information　
private　and　confidential。

I　sincerely　hope　that　this　does　not　inconvenience　you　
in　any　way。　If　there　is　any　other　way　in　which　we　can　help　
you；　do　not　hesitate　to　contact　us　again。　


Truly　yours；

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

拒绝买家的要求

尊敬的　Andreano　Chelentano　先生：

您　3　月　25　日的查询已收到，多谢来信。我们十分重视
您这样的尊贵客户，非常高兴能收到您的来信。。

来信要求我公司提供我方产品的有关技术资料，我很
抱歉不能满足您的要求，因为这类资料在业内被视为
机密文件。。

真诚希望不会因此对贵公司造成不便。如果需要我公
司协助其它事宜，欢迎随时联系。。

顺祝商祺，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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Section　3　–　Request　for　Quotation　&　Payment　Terms
第三部分　–　报价及付款条件

Price　increases　and　terms　of　payment　are　always　
sensitive　subjects　between　buyers　and　suppliers。

Always　use　tact　and　discretion。。。
涨价和付款条件一直是买卖双方之间的敏感
话题。处理时一定要机智谨慎。。。。。。

Explaining　a　price　increase　22
说明涨价原因

Persuading　a　buyer　to　buy　before　a　price　increase　24
说服买家在涨价之前下单

Giving　an　opportunity　to　buy　before
a　price　increase　26
给买家机会在涨价之前下单

Making　a　concession　on　price　28
对价格做出让步

Replying　to　a　proposal　to　pay　by　a　30…day　L/C　30
答复用　30　天远期信用证付款的建议

Replying　to　a　request　for　direct　terms　of　payment　32
答复直接付款的要求

Agreeing　to　modify　payment　terms　34
同意修改付款条件

Answering　a　request　for　payment　by　document
against　acceptance　36
答复以承兑交单方式付款的要求

Requesting　the　establishment　of　L/C　38
要求开立信用证

Amending　L/C　40
修改信用证

Extending　L/C　42
延长信用证期限

Clearing　up　misunderstanding　44
消除误会

A　request　for　credit　information　46
要求提供信用资料

Refusing　credit　48
拒绝赊销

Asking　to　ship　order　COD　50
要求交货付现

Granting　a　delay　in　payment　52
同意延迟付款

Confirmation　54
确认供货

21

20



报价及付款条件

Request　for　Quotation　&　
Payment　Terms

Explaining　a　price　increase　

Dear　Mr。　George　Smith；

Enclosed　is　our　new　price　list　which　will　e　into
effect　at　the　end　of　this　month。　You　will　see　that　we　have
increased　our　prices　on　most　models。　We　have；　however；
refrained　from　doing　so　on　some　models　of　which　we
hold　large　stocks。　The　explanation　for　our　increased
prices　stems　from　the　fact　that　we　are　now　paying　10％
more　for　our　raw　materials　than　we　were　paying　last　year；
along　with　some　of　our　subcontractors　having　raised　their
prices　as　much　as　15％。

As　you　know；　we　take　great　pride　in　our　product　and
are　proud　of　the　reputation　for　quality　and　dependability
we　have　built　over　15　years。　We　will　not　promise　that
reputation　because　of　rising　costs。　We　have；　therefore；
decided　to　raise　the　prices　of　some　of　our　products。

We　hope　you　will　understand　our　position　and　look

forward　to　your　cooperation。

With　best　regards；　

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

说明涨价原因

尊敬的　George　Smith　先生：

随函附上的是将于本月底生效的本公司新价目表。您
会发现，我们大部分产品均已涨价，但一些库存量较
大的产品依然保持原有价格。此次提价是因为原材料
价格比去年上涨了10％，而且我们的一些分包商也提价
高达　15％。

如您所知，过去　15　年中，我公司的产品一直以品质优
良、性能可靠而闻名，我们以此为荣，决不会因成本
增加而牺牲信誉。为确保产品质量，我们只能稍微调
整价格。。。　

上述情况，希望贵公司理解。期待与贵公司继续保持
紧密合作。。。　

顺祝商祺，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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Persuading　a　buyer　to　buy　before　a　price　increase

Dear　Mr。　John　Gray；

This　is　regarding　our　quotation　dated　2　November；　and　
our　mail　offer　dated　8　November　concerning　the　supply　of　
widgets。　We　are　prepared　to　keep　our　offer　open　until　the　
end　of　this　month。　

For　your　information；　the　market　is　firm　and　growing。　There　
is　very　little　likelihood　of　any　significant　change　in　
the　visible　future。　As　this　product　is　in　great　demand　and　
the　supply　is　limited；　to　secure　your　order；　we　would　
remend　that　you　accept　this　offer　without　delay。


Yours　sincerely；

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

说服买家。。。。。。。。。。在。。。。。。。。。涨价之前下单

尊敬的　John　Gray　先生：

关于小机具的供货事宜，我公司曾于　11　月　2　日报价并
于　11　月　8　日邮寄报价。现特此通知，该报价的有效期
在本月底结束。。

该产品市场需求量极大，供货有限，而且这种状况将
在相当一段时间内保持不变。为了保证您的订货，建
议您尽快接受我们的报价。。

顺祝商祺，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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Giving　an　opportunity　to　buy　before　a　
price　increase

Dear　Clara　Anderson；

Due　to　rising　prices　in　the　worldwide　LED　market；　
from　April　1　of　next　year；　prices　for　our　products　are　due　
to　increase　by　10％　across　the　board。　Since　you　are　a　
valued　customer　of　long　standing；　we　wish　to　give　you　the　
opportunity　to　beat　the　price　increase　by　ordering　now　at　
the　current　prices。

　In　addition；　we　are　willing　to　give　you　a　discount　of　
5％　on　all　orders　of　more　than　US20；000。

We　are　aware　that　you　do　not　have　sufficient　
warehousing　for　large　quantities　of　reserve　stock。　Under　
this　circumstance；　we　are　prepared　to　hold　the　order　for　
you　until　you　require　delivery。　There　will　be　no　charge　
for　warehousing　from　our　pany。

We　believe　that　you　will　see　the　advantages　of　this　arrangement；　
which　will　save　you　at　least　15％　on　LED　purchases　in　the　
ing　year。

We　look　forward　to　your　early　reply。


Yours　faithfully；

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

给。。。。。。。。。。。。。。。。买家。。。。。。。。。。。。。。机会在涨价之前下单

尊敬的　Clara　Anderson：

鉴于全球　LED　价格的上涨，自明年　4　月　1　日起，我公
司的产品将全面提价　10％。我公司万分感激贵公司长期
以来的支持，因此建议贵公司抢在价格上调之前订货。。

此外，所有总金额超过　US20；000　的订单，均可获得　
5％　的优惠。。

同时，我们了解到贵公司没有足够的仓库存放大量产
品，因此我公司可免费提供仓储服务。一旦贵公司要求
发货，我们可立即发货。。

我们相信您了解这种做法给您带来的利益　—　提早订购
可为来年节省至少　15％　的　LED　采购成本。。

期待您尽早回复。。

顺祝商祺，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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Making　a　concession　on　price

Dear　Ms。　Kim　Mi　Kyung；

Thank　you　for　your　mail。　We　are　disappointed　to　hear　that　
our　price　for　your　required　product　is　too　high　for　your　
acceptance。　You　mentioned　that　Japanese　goods　are　being　
offered　to　you　at　a　price　approximately　8％　lower　than　our　
quote。　

We　accept　your　position；　but　we　are　of　the　opinion　that　the　
quality　of　the　other　makers　does　not　measure　up　to　that　of　
our　products。　Although　we　are　keen　to　do　business　with　
you；　we　regret　that　we　cannot　accept　your　counter　offer。

We　do　want　to　try　and　work　with　you；　and　meet　your　
request；　but　the　best　we　can　do　is　to　reduce　our　previous　
quotation　by　3％。　We　hope　that　this　will　meet　your　
approval。

We　look　forward　to　hearing　from　you。


With　best　regards；　

Chen　Guo　Yu；　General　Manager　
Dynamic　Exports　Shanghai　Electronic　Co。；　Ltd。
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

对价格。。。。。。。做。。。。。出让步

尊敬的　Kim　Mi　Kyung　女士：

贵公司来信已收到，十分感谢。得知贵公司认为我方产
品的价格过高，不可接受，我公司深感遗憾。来信又提
及日本同类产品报价较我公司低近　8％。

我公司对贵公司的立场表示理解。然而，其他厂商的产
品质量绝对不能与我公司相提并论。虽然我们非常希望
与贵公司达成交易，但贵公司的还价较我公司报价相差
太大，所以无法接受。。

但是，我公司确有诚意与贵公司合作，故此在先前报价
的基础上降价　3％，希望贵公司能接受新价格。。

静候佳音。

顺祝商祺，

陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司
gchen@globalsources。
。globalsources。/deselec。co

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答复用　30　。。。。。。。。。。。。。。天远期信用证。。。。。付款的建议

尊敬的　Field　先生：

7　月　17　日来函收悉。承蒙贵公司订购　500　台黑白电视
机，不胜感谢。。

就贵公司提出的以　30　天远期信用证