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人力资源全案-第2部分

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  这一切景象固然很美好,然而你依然面临着挑战。稍后,我将在本章的“通晓HR软件”中做进一步解释。依靠软件,企业能方便地处理大量的信息,但软件很复杂(而且通常价格不菲)。而且,使用软件需要培训,而且软件的安全问题也困扰着HR经理,这一切是他们在打字机时代所不可能遇到的问题。   

  而且,随着工作流程因为技术的原因变得更加复杂,对技术员工的需求也就更加强烈。知识型员工就是形容这一类的人,他们具备专业知识和技能,能适应工作的技术需要,同时他们紧跟技术的进步,不断提高自身的专业知识和技能。这部分人群包括:分析师、数据库管理员、程序员、系统分析师、技术文档撰写手、学术专家、图书管理员、研究员、律师、教师以及科学家和各专业的学生。根据美国劳工部劳工统计局公布的《2006~2007年度职业前景手册》,25个发展最快的职业中,有75%以上要求员工须持有大学文凭。如今,企业越来越依靠自己的HR部门在不断提升现有员工的专业技能的同时,不断地寻找具备必要职业技能的候选人。   

  规章制度:道德当先   

  进入21世纪,能提供一个没有危险、性骚扰和歧视的办公场所已不再被人们认为是企业的一项“福利”了。员工有权期望更多的权力。近年来,联邦政府、州政府和当地政府机构运用法律法规保护员工的合法权利。   

  如果你还没有HR的经验,你所面临的最大难题之一就是对企业必须遵守的各项政府制定的法律法规和程序的熟悉。这些法律法规乍一看,数量之多足以让你瞠目结舌。它们共有超过35 000项法律程序,多数是套在各项法律当中的小法。别担心,你无须知道每个法律程序的详细内容是什么,但你必须对法律法规中企业有可能涉及的内容高度重视,并做到掌握法律法规的最新动态,确保企业遵纪守法。   

  政府法规几乎涵盖人力资源管理的所有方面,包括安全和健康、平等就业机会、性骚扰政策、养老金改革和环境问题。而在近期出台的法律中,2002年《萨班斯…奥克斯利法案》对企业文化产生了大范围的撼动。该法律的主要目标是在企业内部建立更强化的财务责任和内控体系。而法律本身的宗旨在于职业道德和责任。为实现上述目标,法律要求每一家上市公司必须明确制定一套严格的职业操守。许多秉持相同精神的私有企业,纷纷自愿遵守相关法规,更加强调和关注本企业员工的道德行为。而在组织中,没有哪个部门比HR更适合将这一理念在整个组织内部进行传达,也没有哪个部门比HR更适合安排相应的培训计划和进行长期的监督把控。   

  我认为,对于一个组织来说,怎么强调职业道德的重要性都不为过。我们生活在一个商业蓬勃发展的时代,充满着巨大的挑战和机遇。在这个物欲横流的社会中,有时竟会让一家企业忽视正直和诚实的道德底线。作为企业的HR专业人员,你有机会率先组织建立一套以职业道德为核心、讲求责任心和个人诚实的企业文化。在帮助企业理解道德为先的重要性的过程中,你的HR工作不再仅仅是一项职能而已,你开始扮演起企业战略顾问的角色。   

  让HR成为战略助手   

  前面章节所讲的几乎都是人力资源管理的具体方面以及你为了实现高效的HR管理所必须做的事。下面我会讲述一些总的指导原则,帮助你更加成功地开展工作:   

  成为商务通。把它设定为个人目标,使出浑身解数,尽可能多地了解与企业经营有关的内容,特别是在收入和利润方面。请谨记,在工作中你表现得思路越开阔,你越可能赢得管理层的信赖,成为企业的战略专家——而对于你建议的计划,也就越容易获得企业高层管理人员和直线经理的支持。   

  别忽视基本工作。无论你如何勤勤恳恳地为企业出谋划策,也别忽视了你的基本工作(如制定有关福利、电脑和互联网、着装规定和隐私方面的政策),这些几乎与每个员工都休戚相关。至少,你要让每个员工熟悉企业的基本规章制度。如果企业已有成形的员工手册,你应该确保手册的内容定期更新;如果企业还没有员工手册,你需要尽快制定一套。         

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第8节:第1章总体概述(5)         

  将高质量人才的招聘列为优先工作。个人作出承诺——并设法从其他各个部门经理那里取得承诺——确保企业将投入必要的时间和精力使得所招聘或短期雇用的每一个员工都是适合自己的岗位的最佳人选。   

  关注事态发展。对于企业高层管理人员来说,你所做的最有价值的一件事,就是向他们汇报办公场所所有的发展动态,以及对企业运营产生影响的可能事件。这份工作并不意味着你就得时刻站在主管经理的高度看问题。但是,它意味着你要时刻把控企业员工的脉动。例如,你要看到什么时候员工士气跌落了,或是什么时候工作压力太大,员工开始叫苦不迭。你要做到防患于未然。   

  别落伍。你要关注人力资源管理中新的发展变化,如技术进步和薪酬福利方面的主流趋势等,要做到了然于心。当想到一些好点子和不错的主意时,你应该尽快汇报给企业的高层管理人员。对于与HR有关的法律法规,你更要勤奋学习,掌握最新的动态,了解与企业有关的所有法律法规的变动情况。   

  通晓HR软件   

  过去的几年里,计算机软件给HR经理带来很大益处。许多劳动密集型的工作——时间报告、工资单计算、税务计算和税务报告——现在都能快速处理完成。   

  HR软件——被称作人力资源信息系统(HRIS)的范围、灵活性和功能的多样性——其发展速度让人眼花缭乱。举个例子,最新一代的用于培训和开发的HR软件,不仅能跟踪记录培训的时间安排、学习人员、厂商数据和花费,而且能将这些数据和职业发展和评估信息相结合。   

  不用说,谁都记得传统的人力资源部门做事的方式,而现在的实际情况是,许多这样的工作已经被计算机所取代。而且,毫无疑问,随着HRIS的不断进步,不但使HR的工作效率大大提高,而且使HR部门的管理费用大大降低,并能够更好、更及时地利用数据制定战略计划。   

  然而,眼前的场面纵然乐观,还有一个内在的问题出现在眼前。由于许多产品和应用软件的发展速度很快(根据世界薪酬协会的资料显示,如今市场上的HR软件超过3 000种,且没有任何减少的迹象),对于HR经理来说,如何在纷繁众多的产品中确定采购决策显得愈加困难。这可不是个小问题。根据企业的规模大小、企业需要的客户化水平高低以及企业需要在软件中整合进去的模块数量多少,一套HR软件的花费下至500美元以内,上可达100万美元。而且这个费用还没包括其他配套的计算机软件的采购费用,以及员工学习新软件的时间或在系统切换过程中可能发生的问题引起的支出等。   

  换句话说,当你在市场上选择HR软件时,你所面临的问题不仅仅是判断软件的功能特性是否为企业所需,或者软件厂商的支持力度是否最大。你需要制定一个更加全盘的采购战略,以确保企业从旧系统切换到新系统时足够平稳。   

  所有的软件采购决策应当通过战略方式制定并且满足企业运营需要——而非只考虑软件的性能本身,这是一个正确的做法。当你考虑使用某种软件时,就会将原本独立进行的业务模块集中整合到一套软件中来,因此软件的使用对于企业运营的影响显得格外重要。无论软件设计得多么精美、软件界面是多么友好、运行速度是多么快,软件的最终目的是必须对企业的运营提供良好的帮助——或是生产力的提高、成本的降低、响应时间的缩短以及员工士气的改善。   

  或许我的这条意见看上去一目了然,但我认为还是值得一提。当今的软件产品五花八门,你很容易被软件的奇特功能所迷惑,而忘记了企业本来需要的产品功能:是帮助企业高效运转,获取利润。因此,在决定开始采购软件前,准备一份成本效益分析报告,对企业的需求做一个严格有序的评估。换句话说,不只是把软件采购看成一项执行的工作,而是往回退一步,从战略的角度对采购进行评估。安装一套新的软件并非企业实现经营目标的华山一条道。你还可以通过其他成本更低的途径帮助企业实现目标,例如外包或聘请临时员工。关键一点是:不要在尚未考虑清楚前就轻易作决策。凡事要考虑周全。         

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第9节:第1章总体概述(6)         

  当你在采购软件时,问问自己以下这些问题:   

  企业希望软件上线后能给经营带来什么益处?   

  软件采购的总花费是多少?   

  企业要花多长时间才能收回软件的投资?   

  员工因学习使用新软件而不能正常工作或造成工作效率降低的状况,你估计会有多久?   

  新的系统和企业目前运行的软硬件能兼容吗?或者整个系统是否需要全面升级?   

  成为有头脑的买家   

  为了作出一个明智的HRIS采购决策,你不必非得先成为一个电脑程序员。但是如果企业正在策划一项重要的软件采购,你应该至少有个全盘的概念,各个软件的用途都是什么、软件与软件之间的特性的区别以及软件厂商之间的区别。   

  互联网为我们提供一个非常有用的平台,你可以从上面找到大量的软件产品的信息。有两个网站值得你研究,人力资源管理协会(?shrm?org)和hrVillage(?hrVillage?)。这两个网站都包含了HRIS的有用信息、各种软件厂商的资料和关于如何成功地实施HRIS的指导建议。还包含一些商业领域的白皮书,这是一种有关讨论影响某个特定行业主要问题的报告,企业通过白皮书向顾客普及知识,或给其他的股东提供参考。   

  没有什么秘密配方能确保你的采购决策一定能如你所愿。但是,下面的建议会将形势转向有利于你的一方。   

  不要独自一人做最终的决策(或是分配给管理信息系统部门),而是建立一个跨部门的团队,群策群力,共同决定——这样的团队由5~6人组成,各自代表企业内部的不同方面(IT员工、部门经理、最终用户等),他们有时间并愿意参与决策的过程。这种类型的团队在调研和分析系统的兼容性和实施方面很有帮助。   

  尽可能找到所有你认为用得上的软件厂商:这些厂商进入业界有多久了?行业经验如何(你肯定不想从一家只有6个月左右历史的厂商那里采购软件),在研发方面他们的努力的程度如何,当你需要技术支持时他们的敬业程度如何?   

  由于软件功能对于企业来说是最重要的,对于你正在斟酌甄选的软件,坚持要求所有愿意供货的厂商演示他们软件的具体功能。厂商应该有能力进行案例分析或试运行演示他们的产品,以证明他们的产品可以帮助你解决企业的具体需求。   

  具体咨询厂商有关产品开发的问题。特别是要确认一下厂商的研发团队是否包括某些方面的技术人员,这些人员对你的企业最关心的软件功能要非常熟悉。   

  如果IT投资耗资巨大,而你对软件又很感兴趣,向厂商索取目前在用软件的客户姓名和电话号码,至少要5家,你需要了解软件的实际使用状况。当你和这些客户交谈时,向他们咨询厂商没有提供的其他客户名单。   

  你的整个战略计划中还要包括激励的措施,让最终的使用者对准备上线的系统感到兴奋和期待。要事先了解哪些人对软件还有抵触情绪。在系统上线前开展培训计划。   

  HR软件:产品特性清单   

  如果你看中两家以上的软件产品,需要将软件的特性一项一项进行对比时,你应当着重考虑两个方面:要对哪些特性进行对比,这个特性对于企业的重要性如何。下面列出的是一些通用的特性,在比较软件时经常会用到。你可以根据企业的实际需求,决定每个特性的重要程度。   

  服务响应时间(用户要花多长时间才能接入系统,特别是访问的高峰时段?)   

  搜索的范围   

  报告和审计的功能   

  外网和局域网的兼容性   

  扫描和OCR功能   

  安全性和自助功能(员工是否可以在不妨碍系统安全的情况下自行更新系统?)   

  灵活性(系统可否在不同的环境——局域网或独立运行?)   

  使用方便   

  从电话簿、网站和出版物中,你可以找到大量有关HR软件的信息:   

  先进人事系统(?hrcensus?):一个在线的黄页,由厂商提供资料,介绍大部分类型的HR系统的客观信息,这个网站一般会对来自1 500家厂商的2 500种软件进行评测。   

  国际人力资源信息管理系统协会的电子杂志(?ihrim?org/resources):一年六期,为PDF格式,内容包括对时下文章和书籍的评论,它主要面向企业的HR或IT方面的高层管理人员。虽然它主要是面对非常大的企业(年收入为10亿美元或以上),小企业也通过研究大企业的做法,进行效仿,推行对本企业有利的制度。   

  人力资源管理协会(?shrm?org)、世界薪酬协会(worldatwork)和hrVillage(?hrVillage?):这三个网站包含大量有用信息,如案例分析、指导、白皮书和有关厂商的资料。   

  劳工在线(?workforceonline?):尽管这个网站上的HRIS信息是厂商提供的,它的内容很全面,界面也设计得很吸引人,将信息分门别类,包括数据库兼容、目前的客户群和价格范围。每个列项都能直接链接到厂商的网站。         

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第10节:第2章法律与秩序:安然度过(1)         

  第2章   

  法律与秩序:安然度过   

  招聘和管理中的法律雷区   

  本章提要   

  ?介绍总体概念   

  ?保护组织免受歧视诉讼   

  ?理解EEOC的要求   

  ?防止性骚扰   

  ?浏览国际法律   

  H   

  R有关法律的部分很复杂,而且的确非常令人发怵——特别是当你第一次接触到这些问题时。其实,HR领域发生的所有事几乎都与法律有关:招聘、薪酬、员工绩效考核——还有其他许多工作。所有这些工作都隐含着巨大的法律后果。如果对法律没有充分的理解,你有可能付出昂贵的代价。   

  也许你会觉得这个话题太吓人,别担心,并非只有你一个人这么认为。如果准备充分(要和法律顾问保持密切联系),你可以做得很好。   

  在本章以及其余章节中,我参照业界声望很高的美迈斯律师事务所(O’Melveny & Myers LLP)提供的意见和建议,将向你介绍我认为是时下所有找得到的、最新的法律信息。并且,我们与你一起分享我们所得到的最成功的HR政策。但是,就像心脏手术一样,法律环节的问题不应是你自己处理,你应该向律师咨询。本章包含的内容是对法律问题的总体概述,这些内容不能代替你的法律顾问,企业的具体问题要具体分析,你需要听取法律顾问的专门意见。   

  法律问题:总体概述   

  本章所涉及的法律问题需要你小心谨慎地处理,有3点原因:   

  日日出新:我没开玩笑。联邦政府和州政府每天都会通过新的法令,联邦政府和州政府的各个部门每天都会通过新的法规,当地政府每天都会通过新的条例,而法院则依据现行的法令、法规和条例进行裁决。本书的介绍有助于你了解这方面的内容,但你还得请你的法律顾问对企业所有的规章制度做一个重新评估。   

  定义含糊:如果所有的法律规定都像限速标志那样清晰当然最好。如果标明限速65,你开64就很安全,而如果你要开到66,那就等着收罚单吧。多数的就业法律的表述不是这样清晰。举个例子,许多法律规定你要做到“合乎情理”。但怎么做才合乎情理?法律没有告诉你。你认为你做到合乎情理了,并不意味着法院、行政管理部门或是你的员工也这样认为。如果你和一名员工对于你的做法是否合乎情理产生争议,别抱期望能随便找一个仲裁人快速解决。与此相反,你可能要经历漫长的过程,还要花上一大笔钱去证明你的做法确实合乎情理。一旦法院或者政府部门最终认定你的做法并非合乎情理,你就要承担这笔巨额的开销。   

  前后矛盾:如果只有一个政府参与制定法律,并且所有涉及HR管理的法律是同一时间通过的,你的工作可能会好干些。但是,实际情况并非如此,联邦政府、州政府、县、市、空气质量管理委员会、水务局等分别审核通过不同的法律法规。而且一个立法机构通过的法律法规与另一个机构有冲突的现象又时常发生。不但如此,每部法律通过的时间还不同,常常出现内容不相一致之处。实际上,老的法律还没有完全被废除,新出台的法律和以前的法律经常发生冲突。         

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第11节:第2章法律与秩序:安然度过(2)         

  第2章法律与秩序:安然度过招聘和管理中的法律雷区   

  第一部分搭建框架   

  我的建议很简单:别自己给自己当律师。大多数的法律是经过政府部门的法规和法院的裁决来界定、完善和解释的,这里面包含的内容太多,是常人无法想象的。例如,如果法律规定适用于拥有25名及以上员工的企业,那它是否适用于你的企业?这要取决于法律是如何界定“员工”。兼职员工算不算?临时员工算不算?独立的合同员工算不算?如果你的企业从没有一次超过23个人,但是由于去年人员调整,有40名员工在不同时间段曾为企业工作过,这算不算?不同的法律对此的回答各不相同,就是回答本身也经常改变。   

  这听上去很恐怖,但想想看,在这世界上相当多的企业安然无事并且在生机勃勃地发展。只要运用一点常识,你也能做到。本章向你介绍一些常识性的指导。但是,这些指导不能取代法律建议。你要找个律师,多向律师咨询。   

  和平大使   

  在企业中,你花多少精力以正式和非正式的方式参与劳资关系的协调,这主要取决于两方面:企业有多少员工,企业是否已成立工会组织。   

  如果你的企业已经成立工会,你就极有可能要花相当大的精力与员工讨论劳动协议,并负责管理劳动协议。而且,一旦员工有不满情绪,工会代表会先找你协商解决。   

  如果你的企业尚未成立工会,你可能会对这些事不以为然。员工不过就是员工,事情就是这样,如果没有工会,一切风平浪静,员工与员工之间,员工和直属经理间不会发生什么纠纷,如果有这种想法就太天真了。你可能从没把自己看成是一个平息战火的和平使者。你需要习以为常。   

  歧视   

  许多联邦法、州法和本地法都禁止许多方面的歧视行为,包括并不限于对种族、宗教信仰、性别、年龄、残疾、服兵役情况、怀孕和婚姻状况的歧视。一些州政府、县政府、市政府禁止基于性取向的歧视。然而相关的法律还在进一步发展,规定得更加严格。   

  以员工形象为例。根据《加利福尼亚州政府法典》第12947?5节规定,企业禁止女性员工着裤装是违法的。而发型、文身及穿孔在案卷中也有说明。Brooks & Smith律师事务所的管理层人员Jonathan W?Yarbrough 在人力资源管理协会(SHRM)2006年年会上主持了题为“你说我不能佩戴耳环上班为何意?”的会议,指出对法律适用的解释将影响雇主对员工举止和形象的规定,对防止此类案件的发生有关键作用。   

  当然,歧视法所涉及的范围不止员工形象这一方面。我的看法是,无论一件事对你来说是多么琐碎,所有形式的歧视都是不可接受的,你的职责就是要了解联邦法、州法和本地法对于歧视的规定。   

  那么,你将如何应对这些法律呢?答案很简单:你只需要根据员工的工作能力评判员工的招聘、晋升和其他事宜,一般这样一来你就能化险为夷了。   

  差别对待造成的影响   

  法律禁止任何歧视,不只是因为你故意造成(差别对待),还包括非故意造成但结果上已形成了歧视的行为,统称为差别对待造成的差别影响。   

  举个例子,假定你有家货运公司。如果你在招人时,不想招聘某个种族、某种性别或宗教信仰的人,你实行的就是差别对待,这和联邦法、州法和许多本地法律的规定是冲突的。即便是2001年的《爱国者法案》,该法案主要强调国家安全的问题,对待歧视的问题也非常谨慎。法案谴责一切针对阿拉伯和穆斯林裔美国人和南亚裔美国人的歧视行为,无论是基于宗教信仰、民族还是种族背景。   

  另一方面,如果你并非故意歧视某些人,但你要求货运司机要会说法语。如果这种要求的结果是对某个种族、性别或者宗教信仰的人群加以限制,因为某些客观的原因,受限的那个种族、性别或者宗教信仰的人群中只有很少的人会说法语,你还是会因为差别对待而造成歧视的事实而违反法律。虽然你没有故意针对某种人群采取政策,但一项貌似不偏不倚的政策实际上形成了对某种人群敌对的事实。         

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第12节:第2章法律与秩序:安然度过(3)         

  如果你刚好采取了这样的政策,并且造成了差别对待的事实,你该怎么办呢?如果你能把讲法语解释成是一种实际职业资格(BFOQ),你就不会违法了。例如,你的货运公司设在佛蒙特,你的所有司机在运输某些货物时,必须经过魁北克的边境(属于加拿大领地,不讲英语,讲法语,法语是官方用语,所有的标志都是法语的),你就可以规定能够讲法语是一项BFOQ。但是,如果你的货运公司设在亚利桑那州,而货运司机只在亚利桑那和墨西哥之间穿梭运货,讲法语就不能成为一项BFOQ了,如果你的要求造成某种人群在应聘时受限,你就会因为你的差别对待而违法。   

  你在决定什么是BFOQ时,一定要三思而后行。即使你诚信无欺,也不足以确保在问题发生时就能安然度过,而且法院和政府机构在审核时未必与你持有相同观点。因此,你在制定任何工作要求时,最好咨询律师获取他们的法律建议,保证你的要求经得起任何质询。   

  平等就业机会委员会(EEOC)   

  平等就业机会委员会(EEOC)是联邦政府机构,负责执行联邦反就业歧视法。   

  无论你是多么规范地遵守平等就业机会的规定,你必须满足以下三个关键方面的要求:   

  公布联邦政府和州政府有关平等就业机会的规定。   

  关于EEO公告的要求以及EEO公告的模板,请见CD光盘。   

  根据你的企业的规模和业务的性质,你需要将企业的不同工作岗位的就业人数,填写成一份正式的表单(雇主信息报告EEO…1)提交给EEOC。   

  对于你认为有可能会造成企业卷入任何一件歧视案件的所有文档(工作申请单、工资记录、解雇记录等),都进行复印归档保存。我们建议这些文档至少应保存3年。并将招聘记录、按照工作类别聘用的员工总数和少数民族和妇女的聘用比例归档保存。   

  我们希望没有意外发生,(祝你好运!)但是万一你的企业有名员工或是一群员工就平等就业机会的问题将企业诉诸法律,你至少应该对事态的发展有个基本的概念。   

  依据EEOC研究报告显示,2005年共有超过75 000件关于歧视的员工指控案件。虽然EEOC的研究报告中指出几乎80%的案例结果对于指控一方不利,你也需要了解相关的法律程序,万一需要和EEOC打交道时可以从容面对。下面大致介绍一下当EEOC受理一项指控后可能发生的一系列活动。   

  1.EEOC接到指控   

  几乎所有的指控,EEOC在接到后都会受理,并对指控案件进行调查评估,只有当EEOC的确无权过问时才不会受理。   

  2.EEOC发出通知   

  EEOC一接到指控就会立刻通知你,并向你提供一份指控的复印件。一般EEOC会要求你提供与指控有关的信息,包括一份不考虑其他因素、只对本企业的立场进行阐述的声明。EEOC也会邀请你参与调停/调解,以便尽快解决指控事宜。   

  如果你不想进行调解,直接看第4步。   

  3. 双方试着尽快解决   

  企业将派代表(或是你本人)同起诉人及EEOC的工作人员进行协商。这样,原告就有机会讲述自己故事的经过——为什么他觉得自己是受歧视的对象。你们企业的代表也有机会讲述自己的故事——为什么你们认为你们的做法并没有歧视。EEOC的工作人员竭尽所能解决问题。(例如,达成的解决方案可能是,给解雇的员工第二次机会,或者是提供额外的离职金作为补偿。)   

  4. 着手展开调查   

  如果第3步进行不顺利(或者你不想进行调解),EEOC要求你提供第2步中规定的信息和企业说明。接下来,EEOC可能会要求你提供更多的其他信息,例如证人的谈话记录或是审核企业的相关文件。   

  5. EEOC作出决定   

  如果根据调查的结果,EEOC发现有“合理的原因”证明你歧视原告,EEOC会再一次通知你,并恳求你参与调解(如第2步和第3步所述)。如果调解失败(或者你不选择调解),EEOC于是作出决定是否将控告你或是向原告发出起诉权利通知以便原告能控告你。(请注意,如果EEOC没有发现合理原因证明你的歧视行为,仍建议你们双方调解并向原告发出诉讼权利通知。)         

◇欢◇迎访◇问◇。◇  

第13节:第2章法律与秩序:安然度过(4)         

  指控一旦到了EEOC,你很快就会发现自己陷入困难抉择的境地:要么得沿着EEOC的程序进行,要么得做好准备打
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