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现在许多的企事业单位都会邀请外部的人参加会议，但如果用电视会议系统，可以减少很多差旅、招待费用。
会议主席需经过议事议程训练
许多会议主席本身就不知道如何主持会议。主席的职责是确保议事议程顺利进行，以及时间控制得当，而不是来训话或是做裁判的，否则，何必开会？只要主席指示即可，不必浪费大家的时间。
※虹※桥※书※吧※。
第7节：引子一（4）
会议避免例行性
参与会议的人会有个习惯，如果每周三开会，则待议的事都会到周二才进行协调或准备。如果是每周必开的例会，可以安排在每周二或周四下午。
会议室不可太过舒适
安逸的环境会延缓会议的进行，尤其不可准备电话、茶点或有扶手靠背的沙发，这样的环境会让人觉得是来休息的，而不是来解决问题的。会议中不可有任何干扰，包括送资料、茶水或接电话都是禁忌。
会议记录应于72小时内送交与会人员
会议记录需经与会人员签字，及主席确定内文无误之后再传交与会人员。每个决议事项都要有完成的时限，因为“时限”代表“实现”。
会议资料及设备需先备妥
常听见有的人走到会议室门口还在问：“今天开什么会？”为了避免这种情况的发生，在会议议程中最好写清楚：讨论的主题是什么，主席报告几分钟，每项议题讨论多长时间。这在标准的国际会议议程中都会明确标明，而一般性的会议往往忽略了这些细节。
简单地说，我认为会议并不是很好的管理方式，而是时间管理和办公效率的一大杀手，如果能不开会就尽量避免，非开不可的会要减少人数、减少时间。将来，移动办公室大行其道，会议都将在网络上进行，这样就会大大提高办公效率了。文件、档案的时间管理
在全面信息化时代尚未到来之时，文件、档案无疑仍是时间管理的一大难题。有些资料我们要先填写，再打印和复印，经过修改后交付上级领导审核，然后分发执行并存档……这一连串的动作，要花费许多时间。因此，除了有关财务及法律凭证的文件资料外，我们并不鼓励保留其他的纸质材料。
档案包括公文、信函、报表、账册、证明、奖状、史料、照片、图样、印刷品等。
凡是要成为档案的材料，必须依照档案管理制度及办法整理保存，否则时间一长，就免不了杂乱无章，愈积愈多，仿佛垃圾一般令人烦恼。
为了让文件、档案不成为累赘，以下的建议可供大家参考：
尽量不用纸张
时间等于空间。能用电子文档取代的表格、公文、报告等，就尽可能地不使用纸张，可以用磁盘等储存。
尽量定期整理
每隔三个月要将办公室大清理一次，以便把平常我们随手一塞的东西翻出来，不要的就扔掉，要保留的就立即归档，这样做至少能把1/5的东西扔掉了。要保持充足空间，不断“汰旧换新”，否则，只会在搜寻资料上浪费时间。
尽量制定标准化的格式
无论书信、公文都应采用最简单的格式，让人填写的东西愈少愈好，审核程序也以不超过三步为宜，以便争取时效。
制定档案时效
一般档案分为永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四种。办公室里80％的档案都只保存一年即可。
善用档案管理人才
许多机关单位都会安排新进的人员或即将退休的年长者，担当档案管理工作。这种做法有一个缺点，就是他们可能对组织不够了解，或者把档案管理当成一件打发时间的无聊工作。档案管理非常重要，如果能善用档案管理人才，会使许多工作事半功倍。
采用中央式管理
中央档案系统是指将组织的各种档案交由档案室或资料室统一管理，而非各部门自己管理，这样才能有效率地归类，而非“各人一把号，各吹各的调”。
采用正确分类
如果我们有足够的专业知识，就能够选用正确的分类法，如日期法、地域法、部首法、颜色法。没有专业档案管理经验的人，很可能在一开始就弄得乱七八糟，以后再想改正就不容易了。
善用档案管理工具
例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夹，还是名片簿？如果用档案夹，要用哪一种，用硬壳的还是软式的？用悬吊式的还是滚筒式的？这样都可依情况而定。
注意汰旧换新
这是指要随时更新资料。新的资料来了，就要与旧的对照一下，以确定是否取代旧的资料。但需要考虑：是否要将每份新文件都与旧的对照，是否要将每张名片注明获得的日期及地点，以便收存整理。还有旧的杂志、过期的报纸，不要堆积如山，要尽快处理。
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第8节：引子一（5）
注意档案名称
如果没有专门的人员管理档案，很容易让档案杂乱无章，使人找不到。现在我们用计算机存档时更要注意设置正确的文件名，以方便别人查找。
注意存盘方式
这是指如果用计算机储存档案，则必须有能够共享的空间，使他人可通过局域网查询。此时一定要注意将资料档案备份，以免别人误操作删除了重要的资料，那就无法弥补了。
注意调卷、调案程序
一般来说，事业单位的档案管理比较正规，调卷及调案的程序都非常严谨。想借阅一些资料，要填写借阅单，要签名，要依时限交还。而一般的企业里，这项工作就做得比较马虎，同事之间拍拍肩膀就可以借调，借完大家就会忘掉。
电话、会议及找文件可以说是在办公室里最耗费时间的三件事。对我们来说，如果上班时，不必开会，不必打电话、接电话，也永远不必看到任何文件，那就好像没干工作一样。所以，文件、资料管理也是考核一般人绩效的凭据，所以，不要为图方便什么资料也不储存。
文件、资料管理与时间管理的关系因此十分密切，无论你职位高低，都得注意它的存在。如果处理不当，它就会成为管理的绊脚石，管理者不得不慎。
小马今年得了一个“最佳秩序奖”，原因是公司评选桌面及环境最糟糕的人时，大家都选了他。
小马是负责公关的，早就养成只要资料一来就往旁边一扔的个性。他的座位四周摆满了文件、报纸、ＤＭ、照片……这座“文件山”堆满了，他又堆一座，所以远远一看，根本看不见小马在哪里，只看到高高的“文件山”。
每当同事问小马：“你怎么又在和文件大战啦？”他都义正词严地说：“你懂什么，我这是乱中有序！”
好一个“乱中有序”！大家给他的公文也好、资料也好、图片也好，不管重不重要，只要到他手上就可能再也找不到了！
有一天，领导交给他一本重要的资料，让他去办一项登记。隔了三天，他就宣布：完了！又不见了。碰到这样的人，怎么办？
解决办法：其实，一般人要想提高效率，应该遵守“一次只处理一件事，绝不重复处理同一事件”的时间管理原则。
文件或公文应分为待阅、已阅及暂缓三个类别，使自己和别人都能一目了然。若是太忙，或工作时间不固定，也该运用特定时间专心处理文件。今日事，今日毕，别人才能配合你的工作。
能用电话解决的事情，就不要用文件，使用传真也可以省时省力。
要写计划及报告时，必须选在一天内头脑清醒的时刻，到了下午昏昏沉沉的，再做这些事效果就差些。
文件无论放在哪儿，都要让别人也能轻易找到。如果能够做到定期整理环境更好，公司的总务部门可以硬性要求员工每三个月清仓倒柜一次，以便把所有该扔的都扔掉。当然，在这以前，所有档案的期限都要标示清楚。沟通的时间管理
许多主管在进行时间管理时，都会碰到与沟通有关的问题，例如：
将大量时间耗费在服务重大客户上，相比之下，花在管理及制定策略上的时间就少多了。
团队中效率步调落差过大，如何界定“不适任”？如何克服“人情”上的包袱？如何使团队步调一致？
如何授权才能避免事必躬亲？
如何加强拜访顾客时的时间管理？顾客来访时，如何掌握交谈的时间较为妥当？
制订的计划常被其他突如其来的事情影响，该如何处理？
沟通与时间管理密切相关。首先，沟通属于人际关系的一部分，人际关系位于优先级管理的第二象限——重要但并不急迫，是会影响未来的事。在一天的工作中，可以用10％左右的时间来处理沟通事件。如果在沟通上耗时较多，则人际关系摩擦就减少。第一象限（第一优先）：重要而又急迫的事；
第二象限（第二优先）：重要而不急迫的事；
第三象限（第三优先）：急迫而不重要的事；
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第9节：引子一（6）
第四象限（第四优先）：不急迫也不重要的事。
图1…1优先级象限图换句话说，优先级的四大象限就是：
第一象限是指危机、意外及有时限的事；
第二象限是指现在发生的会影响到未来的事；
第三象限是经常发生的事；
第四象限是每天例行的事。第二象限主要是指：
公司的产品研发与个人的人际关系；
公司的员工训练与个人的公共关系；
公司的策略规划与个人的休闲活动；
公司的CIS与个人的自我成长；
公司的新市场与个人的生涯规划。了解了这一层面之后，还要了解中国式沟通的几个问题。
首先，是面子问题。中国式的人际关系，最重要的是面子问题，要给别人面子，就要多主动关心对方，我们称之为服务。服务顾客不一定是有业务上的需要，而是顾全对方的面子而已。沟通分为正式沟通与非正式沟通，亲自拜访就是面对面的正式沟通，而打电话就是非正式的沟通了。
安排拜访的时间，要考虑交通的因素。交通在时间管理中属于意外事件，也就是难以掌握的，所以，涉及交通的事件都必须设定宽松的时限。如非必要，尽可能地减少难以控制时间的活动，运用电话联络，可以解决许多问题，在第一次拜访时，就可先礼貌告知，以后将通过电话联络。
守时是一种习惯。很多人在第一次不守时之后，发现迟到也没有什么，于是脸皮就会愈来愈厚，甚至觉得自己迟到，才表示自己最忙，而且自己来了之后大家才能开始，岂不是最佳抵达时间？所以，我们一定要给不守时的人一定的惩罚，让他明白迟到是浪费大家的时间，这样他才会逐渐改掉迟到的毛病。如果我们纵容别人迟到，就等于相对减少自己的时间资源，是得不偿失的。
“面子”之外的另一个中国式的沟通问题，就是“人情”。为了“人情”，我们不好意思将心里的抱怨及不满说出来。在这里，我们得学会拒绝的艺术。
为什么要拒绝？因为许多事情，一旦习惯了就成自然，在日常工作中也是一样，许多工作范围不明确的琐事，一旦你做了，以后这些事就成了你的固定工作了。所以，我们必须学会拒绝，推掉一些工作职责之外的事。
要想做到有效沟通，还应该注意以下几点：
避免干扰
我们常因为工作被打扰而烦恼，例如正在接待访客，主管要你去一趟；正在批公文，电话铃声不断；正在开会，有人突然打断会议的进行……对于这样的干扰，要积极避免。因为一件事做了一半被打断了，得花比原来预计还长的时间来处理，所以，我们尽可能地不去打断别人正在进行的事，也尽可能地防止别人干扰自己正在进行的工作。开会时要高挂“会议”的字样，会议室不能有电话干扰，请别人代接电话等都是杜绝干扰的方法。
总经理正在思考年底调薪的问题，望着人事部送来的统计数据，不禁蹙着眉头，心急如焚。已经连续三年亏损，若是再发年终奖金，恐怕年底会有现金周转不开的问题。
正当他一筹莫展的时候，门突然被推开了，张助理摇摇晃晃地走进来，才下午两点半，他就似乎有些酒意，劈头就问：“总经理，听说今年我们不打算调薪，这是怎么搞的，公司的人都快乱了，你知不知道？”
张助理是董事长的远亲，就凭这层关系，他进来从不敲门，也不管有人没人，总是来去自如，更别提他一坐下来就打开话匣子天南地北说个不停了。
碰到这种人，你说怎么办？
解决方法：其实，公司的高层主管，绝对不能采用门户开放政策。员工想要与主管见面，都要经过选择和安排。主管若担心不够亲民爱民，而要体恤员工，大可以采取走动管理及定期会谈两种方式来面对员工，而不是像玻璃缸里的金鱼一样，让大家都知道你在做什么。
客人依约而来，也要在客套寒暄之初就告诉他有多少时间可会谈。生人可以由助理人员先行告知；熟人则由主人当面讲清楚即可，以免闲话比正事还多。当然，聪明的客人更应该先问清楚，或说明所需要的时间。
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第10节：引子一（7）
对那些还没来得及长驱直入的不速之客，在他到达门口以前就应该挡驾，主人可以移尊就教，不必请他进自己的办公室，而带他去一般的会客室会谈；如果是来意不善的人，更应该选择僻静的场所来接待。
如果真的挡不住对方且他已经走进来，那也只有急中生智，拿出一个公文夹，装做匆匆出门的样子，告诉对方只能站着谈两分钟，而不请他坐下，如此一来，客人总不好意思自己坐下吧。
当然，也有些人自以为是，不顾礼貌地硬闯进来。若是常碰上这样的人，那总经理或高层主管在作重要决策时，最好躲在办公室以外的地方，以免被经常性的意外所干扰。
依照统计，管理层面的人，在每日工作中，每隔五分钟就会被干扰一次，若是能巧妙地运用一些法则，避开这些不速之客，也是减少时间浪费的好方法之一。
传达技巧
在沟通中有一点是主管不能忽视的，那就是传达的技巧。传达的效果通常是递减的，这很正常，因为每个人习惯于只接收自己认为重要的那一部分信息，所以一件事一旦经过二手传播，就与原意大相径庭。
聪明的主管在宣布重要的事件时，必须召集所有人员到场，而不是只告诉一两个人，再请他们转告，因为，转告途中是极有可能扭曲原意的。所以，虽然要授权，但也要让别人了解自己真正的意图是什么。
授权管理
最后来谈授权。所谓管理，就是找适当的人做事，这也就是选才的重要性所在。主管授权前要先知道这个人是否有能力执行任务，这又牵涉到主管本身是否教导他并使其可以完成任务。许多主管所谓的授权，就是莫名其妙地丢一堆东西让别人做，或没有解释清楚该怎么做，而让别人自己去摸索，既容易犯错误又浪费时间，当然就不是好的授权方式。交通的时间管理
对于交通与时间管理，可以参考一下日本的著名学者黑川康正的方法，在其《24小时最高效率活用法》一书中，有一段讲坐公交车族的时间运用，并详细地描述了他坐公交车的心得：“一般上班族一早出门，常因塞车搞得气急败坏，既费时，又影响工作情绪。因此，倘若距离上班地点不远，不妨以步当车；否则，就该为自己拟订一方案，充分利用这段坐车时间。”
黑川康正的家离最近的车站步行只用十分钟，他每天都是步行到车站。但是上车之后，需两个小时才能抵达办公室，所以他大力倡导“时差坐车法”，也就是避开塞车的高峰期，比正常情况下提早一个小时出门。
出门之后，一般人都会选择用时最短的路线，然而，黑川康正却认为，如果能充分利用车上的时间，也可以获得较好的效果。
每次上车后，黑川康正通常选择一个人较少的角落，以便可以集中注意力，安静地看报纸或读书。
由于在车上有时要写点东西，他经常把笔记本当做垫板使用。事实上，黑川康正的许多著作都是在坐公交车时完成的，他的步骤如下：
第一，搭车时若有座位，立即取出笔和本子，准备写稿。
第二，将所有想到的事情一字不漏地写下来，下车后再整理。
第三，一边走，一边用录音机将脑海中浮现的文章录下来。抵达公司后交给秘书整理，在下班路上自己再加以润饰、修改。
此外，确认当日的工作流程，思考对下属指示的要事，也都是在上班乘车时完成。下班乘车的时间，就用来检讨今天未完成的工作及计划明天的流程。
为了避免因太过专注，而误了下车，黑川康正会事先设置闹铃，如此一来即使犯困，也可以安心打个瞌睡。戴手表时，则将表面转向手腕的内侧，抬头一瞥就可以知道时间，或是与顾客洽谈事情时，也不至于因看时间而感到尴尬。
如果要在路上看书，最好先把书本解体，也就是拆成许多小册子，这样使用起来更加便利；体积庞大的书籍，比如，精装书，要去其封面。他还建议，需要迅速详读的书，一下买三本，家里、办公室以及公文包里各放一本，只要一有时间便可阅读此书。
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第11节：引子一（8）
至于杂志，他先将杂志的骑马钉拆下，选择有用的部分交给秘书做成档案，其余的则舍弃不要。
自己开车时，如何进行时间管理呢？
第一，利用一点时间，如周三及周四清晨路况较好的时候，寻找是否有较好、较快的行车路线。想想“出租车法则”，为何出租车司机知道走哪条路线最快？因为他们路熟，知道哪条路最堵、红绿灯最多、红灯的时间最长，知道哪个巷子绕过去最简单，如果我们也能照样去寻找，当然会更有效率。
第二，一上车，就打开收音机收听路况信息，这是绝对有必要的，可以避开塞车的路段。当然，如果汽车装有卫星定位系统，就不必这么麻烦了，计算机会指示前面的路段是否可行。
第三，对于不了解的路线，先查查地图和打相关的电话咨询一下。在地图上必须标明交通要道的名称以及是否为单行道等，而且愈详细愈好。地图中要指出理想的停车地点，否则即使到了目的地也要为了找停车位而大伤脑筋。
第四，开车的速度在50公里/小时左右最适合。开得再快也得等红绿灯，超车更是毫无意义，只是早等晚等而已，倒不如在红绿灯前等车，还可以利用等绿灯的时间做一点事。应酬的时间管理
每到岁末时，每个人的应酬就多了起来，如结婚、搬家、升官、庆祝新年等。这些应酬，有些是可以避免的，但多数是躲不掉的。有确定的时间还算好，偏偏有不少是临时才被通知的，那就不容易控制时间了。
除了少数人以外，相信大多数人都不喜欢应酬，主要原因是要说很多应酬的话，还要陪吃、陪喝、陪笑，赔上自己的时间。所以，应酬与时间管理脱不了干系。要想减少因应酬而浪费的时间，我们也可以试着运用以下一些方法，加以改善。
尽量用中午时间应酬
时间管理专家建议，中午时间是最佳的应酬时间。想想看，上午在办公室坐久了，有些沉闷，应该出来走走。中午休息时间较短，若进行商务应酬较为容易达成协议，可减少晚间应酬的麻烦。
事前预订座位
如果邀请客人用餐，应先预订座位，再将时间、地点通知客人，这样可以避免等候。如果是在中午时分，大可错开用餐高峰，设定在11：45，或12：45开始用餐比较好。
斟酌参加人数
东方人喜欢高朋满座的情景，西方人就不会如此呼朋引伴，因为他们觉得要当成功的主人，就必须十分谨慎地选择客人。应酬只是一种会餐的形式，不要追求热闹，而且人多时要互相等，这样就会耽搁时间。
主客一来就开宴
迟到好像是某些人的专利，似乎不迟到就显不出自己的身份及派头。参加应酬大概以规定时间前后10分钟内进场最合适，否则就算迟到。主人更应该准时或提早到达，以便进行会场布置或者点菜等前置工作。主人到了，主客也到了，就应该边吃边等，避免耽误大家的时间。
避免不必要的应酬
这句话好像人人都知道，却很少有人做得到。原因有很多种，归纳起来就是“不好意思”拒绝。中国人最顾及面子，有人请客你还不去，主人可能会很不满。如果推辞，适当表达自己的困难是很重要的，必须顾全请客者的面子。
尽量提早通知
如果要请客，最好是在3天前就确定餐会的人数，这可以让客人提早准备。
至于到了餐会的时刻，我们又有哪些值得注意的事项呢？大体来说，不外乎是这些：
提早了解路线
大多数人一听到很远、不知道怎么走、路上可能很堵，或没有停车位，就要开始皱眉头了。参加应酬要提早出门，并且打听清楚方位，以及有没有代客泊车这一类的服务等，以免因不知道而耽误时间。相反的，主人在选择场地的时候，也应该先考虑最方便大家的场地。
菜式少而精
现代人讲究养生，对于吃越来越讲究。吃得太丰富，未必就是吃得好，并且由于菜式太多，吃到一半就吃不下了，客人很容易就溜掉。在选择菜式的同时，也要考虑某一道菜在烹煮时是否会耗时较多，不要因此影响了客人的兴致。
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第12节：引子一（9）
饮酒的艺术
多数的餐宴上，酒是必不可少的。对不会喝酒的人来说，看别人喝酒，多半有些怯生生而不知所措的感觉。聪明的主人，应该避免将不会喝酒的和会喝酒的人安排在同一桌，因为会喝酒的人，吃饭时间较长，而不喝酒的人，老是要等这些酒酣耳热的人，也是一种折磨。
转移话题
应酬当中的话题是很重要的。许多人因为时下热门的话题，往往争执不下，有时还会因此结怨吵架，这实在是得不偿失。其实，作为主人或者主客，都有责任在餐会中引导话题，使其他人不至于无话可说或争执不下。
应酬并不可怕，但是要连续应付好几场，那就有点不堪重负，所以中国很流行“尿遁法”，明明来了，喝到一半就不见人了。要提早离开，与其使用“尿遁法”让人笑骂，倒不如在一开始就做得漂亮一些，下面几个方法不妨一试：
？ 早睡法
平常就让人知道你是个习惯早睡的人，时间晚了就熬不住。久而久之，一看你在场，大家就会早点吃完；即使你吃到一半走了，也不会有人抱怨你怎么如此突兀。
？ 家教法
有很多人在一上菜时，就会把话题转到家里，暗示“家教”甚严不得晚归，否则后果不堪设想。如此很容易博得同情，使很多人都理解你提早离席的行为。
？ 药丸法
很多人一吃饭，就拿出一堆药丸，表示自己的身体状况不好，所以不能吃，也不能喝。其实这也可能是，以前吃得太多、喝得太多的缘故。
？ 电话法
吃到一半，你的手机突然响了：“喂，什么？有急事！好，我马上来！”这也是一种应变的方法。只是常用这一招，很快就会被拆穿“西洋镜”的。
？ 赶场法
这也是最自然的开溜法，一进门就装出一副行色匆匆的样子，表示自己有好几个地方要跑，但也是最让人讨厌的伎俩。
总之，应酬是免不了的，但如何应酬，就是一种艺术了。理财的时间管理
富兰克林说过一句话：“时间就是金钱。”这句话可以引申出不少时间与金钱的联系。谁说理财与时间没有关系呢？请听我娓娓道来。
钱财是累积的，是随着时间而变化的。但是中国人又说：人无横财不富，马无夜草不肥。也就是说，钱虽然是累积的，但是要快速累积，那得靠“时运”了。
理财的方法很多样化，有定期储蓄、置产、投资、买股票、买基金、买债券，可以供不同的人选择。选择的基础在哪里？就在于动机与个性。有的人喜欢高风险、高回报率；有的人喜欢低风险，即使报酬率低一点也无妨。有的人根本不去理财，干脆把钞票放进罐子里，埋在树下放个几十年。
财，会随着时间增值，但也可能会贬值。有的人会说，我的欧元完了；也有的人说，汇差赚的钱比工资还高呢！这也是时间所带来的利益或损失。算得准的人，财源滚滚；算不准的人，就只有自认倒霉了。
光靠“精打细算”，有时候会成了“人算不如天算”。你看上的股票就是涨不上去，你看不上的房子偏偏愈来愈贵。为什么？原因很简单，你不必怪上帝不保佑、菩萨不疼爱，只能怪自己不明白时间与理财的关联。
想要理财的人，首先要想的就是，我有多少时间。然后才能想，我想要有多少钱。给自己太少时间，但想要太多钱的人，就是“贪”。贪心的人往往无止境地贪下去，所冒的风险自然大，这样的人，缺乏管理概念，不在本文教导之列。
不贪心的人，明白钱财是随着时间渐次累积的，只是累积的结果及速度不同而已。因此，这样的人不会与时间作战，不会把时间当敌人看待。不贪心的人，无论选择什么理财方法都容易成功，因为他们把财富看成是渐次递增的，而不是一蹴而�
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