怎么说话才动人.-第13部分

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没有人会想太多。什么时候需要借助于他人　

　当他们涉足到贯彻执行你的决定或你的解决问题方案当中时。　

　当他们会被你的决定或问题的解决方案影响时。　

　当他们表示出兴趣时。　

　当你需要他们理解或支持你的决定时。　

　当你感到自己需要支持或鼓励时。　

　当问题或决定很复杂，而别人可以补充他们的观察、建议、判断、经验或专业的意见时。　

当别人想要加入进来并做些贡献或从中学习的时候。不要把那些只会帮倒忙或者只知道肯定你的想法
和主意的人卷进来。



第六部分　取得进展　
需要避免的错误


　下面列举了　5个常见的需要我们提防的惯性思维方式：　

　1．　拘泥于第一印象。我们大多数人都对第一印象格外重视。无论他人的意见如何，我们的预见以及
先前类似的经验如何，我们常常倾向于最初的所见所闻所思，哪怕相反的信息随后而来。当心第一印象。
学会从不同的角度看待问题和做出决定。2．　拘泥于现状。看来人类的天性是喜欢保持现状，不愿节外生
枝。既然我们不能清楚地预见结果如何，不改变现状意味着不采取行动；改变就意味着行动和冒险。什么
也不做通常似乎更安全，也更容易。不要把现状看作既定的事实。如果现状是最好的，那么就什么也别做。
但是是否有别的选择更符合你的目标呢？如果可以选择的话，你会选择现在这样吗？3．固执于“糟糕”
的决定。你是否曾经做出过错误的选择，但又不想颠覆自己的决定，而寄希望于情况好转？　当你发现自
己在洞里的时候，你能做的最好的事情就是别再挖下去。　
沃伦。巴菲特延长错误只是加重错误。把过去的“糟糕”决定弃置一旁，重新开始。　

　4．　只看到我们想看到的东西。正如我们在第一部分了解到的，大脑通常只看到我们想要看到的以及
期望看到的东西。那些支持我们的观点、我们喜欢的决定以及我们感兴趣的选择方案通常会跳到我们面前，
而相反的信息则会蜷缩在角落里。收集、解释、估量信息的时候要保持灵活和开放的思维。对于自己愿意
接受的信息和愿意接受的决定不要立即接受，可以请人扮黑脸与你展开论争。5．　估计。一些事实易于估
计和预料，因为它们更直接，而且我们能够迅速地得到我们的反馈。下一次遇到同样的事情时更易于估计
或预料，或者调整我们先前的估计。　


　预计不确定的、不寻常的、不熟悉的事是一种冒险。我们估计的事情确切性越低，得到准确、客观、
迅速的反馈就越难。这会导致我们过于自信或者过于谨慎。做出估计的时候要遵循一定的规律。考虑各种
情况，避免被你最初的估计束缚手脚。　

　从创造性思维中获益　

　你是否有过这样的经历：一个好主意突然出现在你的脑海里，或者你突然悟到了或观察到了什么事
情？那就是你的创造性思维在发挥作用。虽然我们通常把创造性看作灵光一闪，但它也可能是系统的分析
和思考的产物。　

　创造性是一种如果不用就会生锈的自然能力。虽然某些人可能比别人有更多的创造性，但我们每个人
都有创造性思维，而且通过实践我们可以提高创造性思维。　

　创造性的运用可以丰富我们的解决方案，有助于我们做出高质量的、可行的决定。下面有　8条建议，
可以提高你的创造性。　

积累

　在牛顿观察苹果落地前，他曾长时间思考地心引力的问题。当问到他为什么会有这样一些令人震惊的
发现时，他回答说：“通过思考它们。”　

　无论我们多么有创造性，如果我们没有知识和经验，我们也不能获得可行的解决方案，或者当我们发
现时也不能辩识出来。　

坚持

　只有专业知识和经验是不够的。我们还需要坚定不移的精神，以及对提出一个创造性的解决方案的真
诚愿望。伟大的发明家常常是反复地做一件事情直到他们解决问题。　



　天才是百分之一的灵感加上百分之九十九的汗水。　

　托马斯。爱迪生（1847—1931）；美国发明家。　

追随

　向那些颇具创造性的人学习，做他们所做的事情（见第　3节），这将会激发你自身的创造性。　

　头脑风暴　

　自己做一做头脑风暴，与他人一起更好。尽可能多的提出观点，越离奇越好。随后再评价它们。　

魔术棒

　你希望解决方案是什么？这将成为你的目标。再回头想想你怎样才能达到这一目标。反复地问自己：
“我怎样做才能实现目标？”更改扩展和修改你认为完美的观点。把它们扩大、缩小，组合起来，分离开，
反复地琢磨，直到你有所收获。　

想像

　使用一些引导性想像，比如象征、类比、推论等等来挑战你的设想和观点。别人会怎样解决这个问题？
比如一个外科医生，一个艺术家，一个科学家。你认识或敬重的某个人会怎样解决这个问题？　

　运用你的想像，找到完全不同的视角。　

　把问题留到明天解决　

　我们头脑中的许多创造性的观点似乎不知是从哪里来的。也许会出现在我们想别的事情时，也许会在
我们的梦中浮现。　



　可以使用被称为“孵化”的技术，在我们将要睡着的时候，回顾我们想要解决的问题，并且带着问题
睡觉。十有八九，我们的潜意识能创造出一些我们苦想三个晚上才能得出的答案。做梦　

　梦与诺贝尔奖　

　丹麦物理学家波尔发现了原子的结构类似于太阳系，并创建了波尔原子模型，他是在一次梦中看到原
子的核心被运动的电子所环绕。　

　物理学家奥托。罗威，发现了神经的刺激是通过电子和化学的方式传递的，在他开始试验并完成他的
发现前，他连续三个晚上梦见了证明其理论的试验。　

　化学家弗里德里茨。克库勒（Friedrich。Kekule），建立了封闭的原子链条理论，这得益于他在伦敦
公共汽车上做的一个梦。另一个梦则帮助他发现了苯原子的环状结构。　

　罗伯特。戈达德，现代火箭之父，小时候曾爬到树上往下看，眼前出现了一个太空火箭的幻象。通过
仔细深入地研究他绘出了草图。梦与艺术家。在罗伯特。路易斯。史蒂文森关于男人的两面性的手稿被拒绝
出版两天后的一个晚上，他梦见了《化学博士》的三个主要场景。他重新修改了他的初稿，《化学博士》
成为文学史上的经典之作。法国著名画家、画像《圣母怜子图》的作者，在他思考该如何处理耶稣基督的
位置时睡着了。在梦中，他看到了基督及其门徒的全部位置。　

　梦与企业家　

　卡尔。杜伊斯伯是一个颜料制造商，一天他在办公室里睡着了，梦见了制作一种特殊的高质量的蓝色
涂料的加工程序。这个程序的确成功了，为公司赢得了很大利润。　

　康拉德。希尔顿想在一次无声拍卖会上买一幢大楼，他提交了出价。在这次拍卖会结束前的那个晚上
他梦见一个比自己提交价更低的价格，于是就更改了自己的出价，结果以区区　2000美元战胜了与他的出
价最接近的对手。几年后，他以　200万美元的利润卖掉了这幢大楼。　



　先生们，让我们学会做梦，那么我们有可能发现真理。　

　弗里德里茨。克库勒（1829…1896）；诺贝尔化学奖获得者。　

　有创造性的人学会把他们的难题留给潜意识思考，同时他们去放松、做白日梦或者处理其他问题。　

第七部分书面沟通
我们选用的词汇，不论是积极的或抱怨的，中性的或带有个人感情色彩的，清晰的或模糊的，礼貌的或是富于挑战性的，
都依赖于我们的目的。我们要作出选择。

第七部分　书面沟通　
简明扼要


　我们已经知道，在面对面的沟通时，信息传递中55％依靠我们的肢体语言，38％依靠声音，7％依靠
口头语言。但在书面沟通时，我们则完全依靠语言。我们使用的词汇，我们的表达方式，以及我们的谋篇
布局，或者传达了我们的意图，或者被人们丢在一边。　

　写作是一种应用性的技巧，你可以遵循下面几个简单又有效的指导来改善你的写作技巧。　

　为了改善你的写作技巧，选二三个备忘录、报告或你写好的信件与下面两节的指导大纲进行比较，然
后选出一二个按照大纲重新写。　

　人们都很忙　

　人们没有时间反复阅读文件、合同以达到充分理解，通常他们选择一些内容来阅读，然后理解它，并
按此规定行动，然后又继续做下一步工作。如果你的文章又长又复杂，并且使用很多长词、偏僻的专业术
语和华丽的短语，人们会对读你的文章感到厌倦；如果你不能清晰地陈述你的目的，如果你的主要观点不
突出、不明确，如果你的思想缺乏组织、缺乏吸引力，你将会浪费人们很多时间去理解它们。这些都将极
大地降低人们的阅读兴趣，减少按你所说的去做的机会。　



　事实上有效的写作有三个要点：　

　1。　必须容易阅读。　
2。　必须容易理解。　
3。必须能够说服读者。　
如果你能使用较短的词汇、较短的句子，你的写作是成功的。　

　谨慎地选用你的词汇　

　使用短词　

　许多人认为较长的词汇会含有较复杂的含义，而简单的词汇含义简单，因而他们的文章不必要地堆砌
词藻，这样使读者读起来很困难。当然有些短词意思确实简单。比如：猫、帽子、坐。而另外一些短词却
不尽然，比如：真理，爱情，灵魂。简单的语言并不一定主题简单，使用短词写作，也不会使你的文章过
分简单，反而会增加它们的可读性。　

　要尽量选择短词，少选择长词，所谓短词是指那些少于三个音节的词汇，但有三种例外：　

　1。大写词汇，如：澳大利亚（Australian），一月（January），星期六（Saturday）。　
2。由短词合成的词，如：簿记员（book　keeper），尽管（nevertheless），每个人（everybody）。　
3。以es或ed构成的三音节词汇，如：承认（confesses），消化（digested），资源（resources）。　
还要注意以　ing结尾的长词。它们可能具有三个以上的音节，使读者感到阅读起来困难，因为它们需
要一个视觉过程。选择那些表达最精确、最经济、你的读者最熟悉的词汇，这些词汇也许是你在面对面交
谈时使用的词汇。　



　这并非一成不变的准则，一些短词不便于阅读，你要学会取舍。　

　何时使用长词　

　尽管我们说使用短词会方便读者，但是文章中还是会大量运用长词。这些长词有些是必需的，但有些
只会难为读者。如果要用事物的名称或技术词汇，可以使用长词。如果是为了更加精确地表述你想说的事
情，可以使用长词。但它应是唯一的或具有特殊描述性的词汇，或者可以附加额外的意思。　

　如果使用长词可以节省你所使用的短词，比如“unemployment”（失业）一词是经济学中的词汇，它
节省了几个短词“它表示没有工作”。如果使用的长词是广大读者更加熟悉的，比使用短词更有效果，那
么使用长词。　

　在你认为长词可能会给读者带来麻烦时，不要使用长词，大多数人在他们繁忙时是不情愿查词典的。

　不要削减所有的长词，仅仅削减那些不必要的词汇，使用那些最能表达你的意思的词汇，那些使读者
感到更加亲切熟悉的词汇，运用那些经济的但是具有丰富涵义的词汇。如果可以使用“city（都市，城
市）”，我绝不使用“metropolis（主要都市，大城市）”。　

　马克。吐温（1835…1910），美国幽默家、作家。　

第七部分　书面沟通　
简单明了


　避免专业词汇和“噪音词汇”　

　对大多数读者来说，专业词汇会使文章难以理解；同样地，使用流行的“噪音词汇”也不会使人们分
享其所拥有的涵义。如果你想使用专业词汇或“噪音词汇”，你要确认你的读者能够理解你所使用的词汇
的涵义。　



　使用短句　

　许多人把词藻的堆积等同于文章的重要性，他们在文章中填充大量华丽的短语和过渡词汇，使用复杂
的句子结构，过多的重复和修饰，而这些并不能使文章易于阅读和理解。　

　长句令人厌烦，它们阻塞了对你文章所提供的信息的阅读和理解或按其指令行动的可能性。短句有助
于将我们的思想分类，使每一要点清晰，也便于读者比较容易地把握我们的思想。短句不会使文章过分简
单化，反而会使读者容易阅读和理解，它们会增添你的备忘录、信件或报告的可行性。　

　幸好长句是相当容易矫正的，有三种方法可使长句变为短句：　

　其一，删去不必要的词汇（我们经常发现不必要的词汇、华丽的短语和过多重复）。　

　其二，去掉复合句的连接词，使之成为两个简单句。　

　其三，通过去掉过多的修饰辞减少句子的复杂性（比如：“无论如何”，“除此之外”等等）。　

　使用由一到十个字组成的短句　

　现在我们来缩减你句子的平均长度，使文章更有可读性，这样做可能会使你的文章增加一些跳跃性和
活力，使文章更有吸引力和说服力。　

　你无法控制文章主题的复杂性，但是你可以控制你所写的文章的复杂性。在文章中你可以选择那些最
简洁的词汇，便于阅读；你可以选择短词和短句，这样使比较复杂的主题容易理解。　

　去掉不必要的短语　

　许多不必要的短语混在公文中，这些多余的词汇花费读者很多的精力，既增加了句子的长度又增添了
阅读的困难。　



　去掉过多的重复　

　重复是不必要的反复，这种重复是如此普遍以至于我们几乎很少认识到，它们一遍又一遍的重复，而
没有附加任何新的信息。比如：“铅心的笔”、“全面完全的”等等。这些词语增加了句子的长度，增添
了阅读的困难。　

　分离复合句　

　我们经常要把两个句子合成一个句子，当两个句子含有一种意思且只含有一种意思并且它只有一个主
语和一个动词时。　

　对于上面那段话，可以改写成：　

　我们经常把两个句子合成一个句子，这个句子含有惟一的意思。它只有一个主语和一个动词。　

　减少复杂句型　

　减少句子的复杂结构可以使你的文章更容易看懂，使读者抓住你的思想，使你的文章更有效果。像上
面的句子可以改写为：　

　为了便于读者抓住你的中心思想，减少句子的复杂性，这样改写效果会更好。　

　不要过度松散　

　在适当修饰与随意拖长、漫谈式的文章之间是有区别的，后者是由于我们头脑的高速运转，随想随写，
而在我们意识到这点以前，我们的文章写得又长、又复杂，又松散。　

　“像这类的问题我们已经经历过几次了”，当你写到这句话时，你的脑海里浮现出很多的往事，这些
事情足以使你要扩充并解释你的这句话。于是，你又写到“在许多场合我们讨论过这个问题，不幸的是以



往的努力都是徒劳无益的。但是，现在我们还要努力去试一下，我还是要建议……”试着去掉这类的词
汇：“因为”、“因此”、“不论如何”、“所以”，用句号把句子分开，使每个句子相对独立。　

　不要冗长乏味，也不要居高临下地责备对方　

　你是否收到过包含这些短语的信？　

　按照你的要求……　

　首先感谢你的配合……　

　请你相信我们一直非常关注……　

　我们要求密封后返回……　

　我们的办公室已经收到你的会晤约定……使用这些短语的人可能认为这样听起来很正式，但实际上它
们是非正式的。华而不实的短语增加了词汇却减少了可读性。　

　从中我们可以学到什么？应当像说话那样写作，而不是相反。把你写的东西大声读出来，如果听起来
矫揉造作，就修改它。　

第七部分　书面沟通　
文字叙述要有说服力


　无论你怎样表述，惟一的宗旨是要使读者理解你的信息并照着去做。这一节我们将介绍更多的方法来
提高你的文章的可读性和说服力。　

语法



　语法是重要的。事实上，公文的一个定义就是“以简洁的语法进行交谈”，读者也经常通过语法来理
解我们的信息。　

　如果你十分关注文章中所运用的语法，这就为你提供了改进你的语法的机会。读一本好的语法书，并
经常地倾听你的朋友、同事、电视台和广播电台主持人的讲话，注意他们是如何构造句子，如何使用动词
的。　

　坚持使用电脑的语法检查功能，直至你自信自己不会出错。阅读电脑上的解释，确信自己已经弄懂了。
然后让别人检查你的信、报告和备忘录，看能否找出语法上的错误。组织你的材料使用蜘蛛网法　

　蜘蛛网法是简单而又有用的技巧，可以有序地组织你的信息和思想，它能够帮助你防止遗漏、重复、
不切实际，以及突出你的重点内容。　

　要构成一个蜘蛛网：　

　步骤1：将你的论题放在中心，围绕它画图。　

　步骤2：注意你要达到的目的，没有明确的目标不可能写出清晰的文章。公文的一般目的是：为了分析
为了解释为了说明　

　为了讨论　为了建议为了呈送　

　为了询问　为了推荐为了评论　

　为了感谢　为了确认为了概要如果你文章的目的明确，你将能够把你的信息和想法有序地组合以适
合你的目的；如果文章的目的不止一个，把它们全部找出来。　

　如果你需要分几部分来完成你的报告，那么对每一部分制作一个蜘蛛网，每一部分有着不同的目的。

　步骤3：头脑风暴，把你的所有信息都列出来。　



　如果使用相关的动词和名词，动词表示行为，他们提醒你要做什么，比如“询问的问题比问本身应该
更清晰”。　

　如果几种思想似乎都与主题相关，把每一种思想作为一个分支。　

　步骤4：检查一下你所构造的蜘蛛网，看看是否把所有的事情都包含进去了，去掉不必要的或重复的。

　步骤5：你还需要收集、检查或开发哪些信息或数据，把它们突出出来。　

　检查一下还有什么需要添加进来的。使你的公文尽可能的简洁，越短越好，记住　KISS原则，使文章
短小精悍。　

　为你的思想排序　

　你的思想的次序是怎样的，一旦你的蜘蛛网构造成功，信息的排序是一件非常简单的事情，只需考虑
这篇文章让读者看起来富有逻辑，更有兴趣，更适合读者的口味。　

　步骤6：蜘蛛网上的每一支臂膀，都应表现出一定的顺序。引导你的读者一步一步地把握你的思想、信
息和结论，有许多方法可以实现这个目标：　

　时间：历史年代：过去→现在→未来。　

　空间：地理位置：中心点→外延，如：悉尼→郊区，或者墨尔本码头→整个澳大利亚。　

　因果过程：事实→原因→结果。　

　步骤顺序：如：原材料→制作阶段→产品。　

　原理：理论→实践，比如：文章的可读性→短词、短句、避免专业术语，去掉不必要的短语、重复、复
合句，减少句子的复杂性，包括一些短句子。　



　问题：解决的可能性，比如：超重→减肥节食，参加体育锻炼，参观健康农场。　

　比较和对照：例如：动作片与哑剧，草图与油画，紧急的与重要的。　

　次序：降序：由大到小，或升序：由小到大。建议：　

　事实→结论→建议：对于喜欢细节的读者应这样做。　

　结论→建议→事实或理由：适合于那些忽略细节的读者。　

　结论→事实：适用于了解背景的读者和信任你的读者。　

　结论→事实→建议：这是一种不寻常的方法，能够抓住读者的注意力，在给出建议前，由他们自己进
行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。　

　利益→建议或想法→理智：为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好？它们都非常有用，为了
使交流更清晰更有说服力，以上述的某种方式构造你的理想模式。　

　文章长短适度　

　你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么？当你为了实现你的目的提供了必要的信息时，文章就
可以结束了。为了使文章简洁，只需提供必要且必需的信息。　

　需要自我检查的问题　

　文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗？　

　为了达到目的有无多余的和不必要的信息？　

　为了达到目的，是否包含了所有重要的事情？　



　文章是否适合读者的需要？　

　我还需要更多或更少或更深入的采访吗？现在你需要的是去收集信息。　

　开始写作　

　你已经有了明确的目的，你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序，你已经收集
到你需要的信息，现在开始写作。　心中有读者　

　尽可能地明确你的读者是谁，然后选择你的词汇、支撑的信息，组织好材料以适合读者的口味。　

　下面这些问题应该考虑：　

　你的读者已经具有了多少知识背景？你还需要提供、补充什么？　

　你的读者对这个问题的理解程度怎样？　

　关于这个主题你的读者的观点是什么？读者的观点与你的观点是否一致？　

　你与读者的关系怎样？　

　你的读者喜欢哪种交流风格？它们是正式的还是非正式的交流风格？　

　哪种信息技术最有可能达到你的目的，它是一种高技术、统计、总的概述还是轶事，是否涉及费用、
样板、个人的故事，还是一种参考性资料，你的建议是否与国家的政策相协调等等。　

第七部分　书面沟通　
说服你的读者


　主体



　从蜘蛛网中发展出来的文章概要将会形成你的报告、备忘录或信件的主体。　

　突出你的重要信息　

　有两种方法可以突出你的重要信息：第一种方法是我们已经谈论过的，使用短词、短句以及短的段落。

　我们的眼睛一般喜欢注意每一段落的第一句，这就是突出你重要信息的地方，而较短的段落更是突出
你的主要观点的位置。　

　第二种方法是，把重要的信息放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的开始句上，而不要跟在
诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。以较短的段落作为文章的收尾，
而把重要信息写在每段的起始句上。　

　前言和结尾的写作　

　一旦信件、报告或备忘录的主体完成，我们就可以回过来写前言和结尾。　

　在前言中说明你打算告诉对方什么；在主体段落中进行阐述；结尾时告诉对方你说了些什么。　

　一般来说前言有两个目的：　

　抓住读者的兴趣，并向读者表明在看完你的备忘录、报告、信件后他们能了解到什么。　

　前言还能帮助读者立即抓住要点，帮助读者寻找他们想要知道的内容，而且还能帮助读者决定在阅读
之后应采取的行动，在结论段中总结或者进一步确认这些内容。　

　即使是一篇很短的备忘录和信件，我们也能够从前言和结论部分获益，尽管这些段落仅有一句话或两
句话。清晰地写出你的前言部分，用一两句话概括出要点，然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取
的行动。在你的结论部分，重申你的重要观点，如果必要，可以再深入一步。　



　文章具有说服力　

　文章的说服力对于公文来说是非常重要的，毕竟我们写作商业信件、报告、备忘录不是为了好玩，而
是为了使对方了解、理解我们，这是我们沟通的目的。　

　文章的力量在于动词的运用，文章中应运用比较强烈的行为词汇。这将增强文章的说服力。　

　使用有力度的动词　

　有力度的动词会在人们心中形成一幅图画，它们会增加文章的权威性和说服力，因为这些动词指挥
着读者的思想，如果你使用有力度的动词，会增加你的文章的魅力。选择那些专门描述行为的动词。有力
度的动词是具有明确的动作倾向的，和缓的动词通常由系动词构成，通常是抽象而不是具体的。弱强　

　我们想要去参观我们参观　

　我是想支持…　我坚决支持　

　我们能够劝说　我劝告……　

　我将给你送去　我传真给你　

　我将去那儿并且　我开车去那儿并且　

　我们将与你联系　我们打电话给你　

　使用大量强烈的、特别明确的动词，能构成一幅心理图画。　

第七部分　书面沟通　
语态应用




　使用主动语态　

　为了使文章更有说服力，要使用主动语态的动词，而不要用被动语态，这就如同演员与剧本的关系一
样。主动语态的句子总是将“演员”推向前台。　

　被动语态主动语态　

　那是在会议上被决定的会议决定……　

　调查由我们来执行　我们调查……　

　被询问我们问…　

　我们的战略被制定　我们制定战略　

　那是诚挚的抱歉我抱歉　

　你的思想被欣赏我们欣赏你的思想　

　它被约定……　我们约定……　

　洗练你的文章以适合读者的口味　

　使你的文章显得有魅力　

　你曾经看到过由词汇堆砌起来的报告、信件、备忘录或杂志文章吗？如果有的话，你可能还能回忆起
当时的感受，大多数人对于这类几乎没有词汇间隔，没有剩余空间的长篇阔论的反应是：“去它的吧，我
干吗要看这篇文章？”尽量使你的文章中段落短小，在段落与段落之间留有充分的空间，在纸的上下左右
留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落，你能够避免读者的消极反应，你也能设计出某种写
作方式以吸引读者的眼睛。　



　从你的材料组织着手，使你的文章对读者来说更有魅力。　

　使用标题和副标题　

　在白色的空间标以题目，以警示读者文章从这里开始，并且帮助他们发现他们要寻找的内容。　

　使用执行概要　

　这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。甚至一页纸的备忘录也有执行概要，它构成一
种写作形式，解释性的标题告诉读者，从这里开始，这就是备忘录的作用。　

　较长的备忘录和报告，可以有整页的执行概要，来描述内容或突出主要的信息和结论，使读者知道他
们何时应该看，并且要仔细看这些内容。　

　写作个性化　

　用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰和有说
服力，使你的文章更具个性，更具可读性，避免使简