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职业化员工必修的10堂课-第4部分
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助你保持恒久的成功。
8个习惯都与时间管理密切相关:
■习惯1要求人树立正确的人生态度和时间观念。
■习惯2和8要求人行动前要首先有目标,保证做正确的事。
■习惯3要求人实现目标要有计划,保证正确地做事。
■习惯4、5、6说明与人合作会使你更有效率。
■习惯7说明仅事业成功不代表人生的成功,时间管理要关照人生的各个方面。
8个习惯的养成,将会极大提升你的人生效能。〃效能〃提升之后,〃效率〃自然就成了你的关注点。
●个人效率的11个方面
个人效率自我检测
请为自己的各项打分。如倾向左边的描述,分数应为1~5;如倾向右边的描述,分数应为6~10。
小节处理
我担心忘记细节 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我处理细节有条不紊
条理性
我没有帮助我个人条理的一套体系;我的办公室和公文包杂乱无章 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我有一套固定的方法和工具帮助我管理时间和信息
主次优先安排
我做事不讲究顺序 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我做事讲究主次优先
兑现承诺
我没有一套有效的方法帮助我记录和兑现我的承诺 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我有一套帮助我记录和兑现承诺的好方法
对待拖沓
拖拖拉拉是我的别名 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我有避免拖沓的有效方法
别人的承诺
我不擅长记住别人答应我的事 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我有一套跟踪别人承诺的办法
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第22节:时间管理(3)
计划性
为将来打算?开什么玩笑 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我有计划未来的有效方法
记录存档
我没有记录的习惯。打过的电话,参加过的会,来往通信都在我脑子里 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 电话、会议、通信及其他沟通文件都合理地记录存档
应对打扰
打扰经常误我的事 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我有减少和控制打扰的好方法
桌面管理
我的桌面没有条理 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我的桌面整洁有序
后续跟踪管理
要记的事太多,我简直无法专心手头的工作 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我有将工作和承诺按时完成的有效方法
11项当中你分数偏低的项目,就是你时间管理〃效率〃方面需要提高的重点。
●工作效率与个人效率
对于我们多数人来说,除了睡觉,生活的大部分时间都在工作中度过。一个人对工作的态度从很大程度上能反映其人生效能的高低。工作效率则往往代表了个人的生活效率。
影响一个人工作效率的原因主要有以下四个方面:
■自身因素:如缺乏计划,时间观念不强,追求完美,不愿委托或授权等。
■组织因素:如绩效管理等制度不健全,沟通不畅,文山会海等。
■环境因素:如突发事件多,应酬多,同事时间观念不强等。
■技术因素:如缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具等。
问 题
影响你工作效率的因素是哪些?
你如何对待组织和环境因素?
你一定能改变的是:你的自身因素以及找到适合你自己的时间管理方法和工具。时间管理培训能够帮助你的,也正是自身和技术两方面的因素。
●学习时间管理的意义
■明确成功(效能)的真正含义。
■采取正确、有效率的方法和工具去实现成功。
时间管理的原则……要事第一
时间管理的一个经典游戏
桌上放有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不一的石头。其中一个容器中盛有一大半的细沙,另一个容器是空的。现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中,但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面,你会怎么做?
有的人会先把细沙全倒入空容器中,然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞进细沙里而达到规定的条件。
可如果你先把所有的石头都放进空容器中,然后再倒入细沙,你会发现再摇一摇容器之后,轻而易举地就完成了任务。
在这个游戏中,容器象征着什么?细沙象征着什么?石头象征着什么?这个游戏又说明了什么?
容器象征着我们每个人有限的时间,不管是一天也好,或是一生也罢。细沙象征着那些每天纠缠着我们的似乎永远也忙不完的紧急的琐事。石头象征着那些与人生七方面相关的关乎我们人生效能的重要的大事。这个游戏说明,倘若我们总先忙碌琐事,那么就很难成就大事。而如果我们能做到要事第一,那么处理起琐事来也会游刃有余。
●事务四分类
事务依重要性与紧急性可分为四类:
不紧急 紧急
重 要 人生七方面规划
客户关系维护
全面能力的培养
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第23节:时间管理(4)
健身
…… 业务压力
快到期的项目
影响工作的病患
危机事件
……
不 重 要 不良嗜好
过度的消遣
过度的应酬
某些电话和邮件
…… 某些突发事件
主管派的某些活
某些会议
同事的某些要求
……
紧急程度
我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。但不管怎样,我们在现实中却常常落入这样的俗套:首先处理那些紧急的事务,即首先关注细沙;等有了时间才想到那些石头,即重要的事务。
重要性与目标有关,凡有价值,有利于实现目标的就是要事,而紧急之事往往对别人而非对自己重要。
●紧急且重要的事务……一定要减少
当我们过多地或被迫处理紧急之事时,那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫,使我们陷入〃救火队员〃的模式之中,似乎永无宁日,也体会不到游刃有余的境界。
显而易见,要想减少这类事务的比例,平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。
●紧急但不重要的事务……可以委托授权
我们为什么会感到忙而无功,原因往往就在于我们把大量的时间都花在了这类事务上面。
主管临时派的某些活就可能属于这一类事务:对于主管来说重要,对于你只是紧急。这里帮助你实现人际关系和团队成功的高效能人士的习惯4、5、6和8就会发挥作用了。倘若你人际关系很差,或委托授权的能力欠缺,那你只能独自忍受这类事务。而如果你人缘好,你就可以找人帮你来处理这类事务。
当然,委托或授权不是倒垃圾,绝不能让对方感到你是把自己不爱干的事推给别人。高明的委托或授权,是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事,而又让被委托方或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值,因为紧急之事往往对别人而非对自己重要。
如果你需要提高委托和授权的能力,建议你参加这方面的培训。
●不紧急也不重要的事务……尽力去放弃
这类事务往往与你难于戒掉的习惯相关,譬如有求必应,沉迷于网游、泡吧等。我们常说积习难改,改变习惯真得就那么难吗?
行为学的研究表明,如果坚持21天,你就很可能改变或养成一个新的习惯。当然,这21天,你需要经历如下过程。
1~15天:感到别扭。
15~18天:可以自觉地去做了。
18~20天:感觉做起来舒服、爽快。
21天:变成自动行为!
曾经有一位女学员听到这〃21天〃的说法后,按捺不住内心的激动,同我们分享她的一个经历。她说她自己是个特好吃的人,所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。她有一天立下志愿,一定在吃东西时能做到〃双筷齐下〃,所以她就开始练习用平常不用的左手吃饭。头两周真的很别扭,但过了两周后就开始有些习惯了。到了第三周,即差不多21天时,真的变得熟练自如了!现在只要她自己一个人吃饭时,绝对会左右夹攻!
习惯不一定难改。难的是坚持!
●重要但不紧急的事务……需要我们最为重视
这类事务就是你人生中的大石头!人生之轮中的七个方面都属于这类事务。它们最关乎你人生的效能。你每天的生活,都应围绕它们来展开。这样一来,你生活和工作行事的优先顺序是不是就出来了呢?
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第24节:时间管理(5)
生活和工作的优先顺序
把主要经历和时间花在重要但不紧急的事务上
从而减少那些紧急且重要的事务
把紧急但不重要的事务合理地委托或授权
杜绝不紧急也不重要的事务侵占你宝贵的生命
时间管理的方法……集中统筹
●目前常用的时间管理手段
■以富兰克林·柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具。
■以Outlook和Lotus Notes为代表的电子工具。
尽管电子工具是办公现代化的体现,但它时常并不像纸质工具那么方便。
●以终为始
可以这样来做计划:
Goal by Year每年设定目标。
Review by Month (at least Quarter)每月(至少每季度)反思回顾。
Plan by Week每周制订计划。
Live by Day过好每一天!
■首先从目标开始:
每年都要把你最重要的人生目标放在首位(Goal by Year)。放下眼前的事,静气凝神把注意力放在有激情的地方,这是世界最需要你去为之奋斗的。柯维在其《高效能人士的第8个习惯》一书中写道:〃一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的,而不是发明出来的。〃 譬如我自己,生活的经历让我发现〃影响他人〃是我的一大天赋才能,因此,培训便成为了我人生的一项使命。当然,我还有许多其他与〃影响他人的才能〃相关的梦想,这都是我的激情所在,那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。我2006年与此相关的最重要目标包括:让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益;通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工;让家庭实现崭新的过渡(儿子离开幼儿园要上小学,新居交房还需要装修)。
最重要的目标是你无论如何都要去拼力实现的。同时,你也不要忽视人生的其他方面。这就是说,一旦确定好你最重要的目标,你还需对人生的其他方面作出计划和安排。譬如,我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关,然后我就会考虑,在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。
■确立了目标,就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中(Plan by Week):
行动切忌闷头前行,不会驻足反思。每个月,至少每个季度都应该对行动进行总结(Review by Month or Quarterly)。
■〃活在当下〃(Live by Day)的真谛:
每年年终,你是否能像孙悦的一首歌里唱的那样〃身体不错,工作不错,心情也不错〃?
●与时间管理工具相关的最重要的五个概念
以下五个概念,可以涵盖我们人生中所有要做的事。我向大家介绍的〃效能效率年册〃,其实就是利用这一工具,帮助你管理这五个概念,也就是你要做的所有的事,从而将你的计划真正落实。这五个概念是:①约见;②活动;
③未来活动;④对别人的承诺;⑤别人给你的承诺。
■约见:日期已经确定,有明确的开始时间,一般也有结束时间,如会议、约见、培训、接机等。
■活动:日期也已经确定,但没有规定开始时间,优先度可由自己确定, 如写个报告,电话通知,发邮件等。
■未来活动:未确定名确日期的一般为一周以后的约见或活动,如你今年年假何时休,怎么休还有待安排,这就算未来的活动。
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第25节:时间管理(6)
■对别人的承诺:不一定有开始时间,但成果交付有时间期限。如项目经理承担的工作。
■别人的承诺:别人向你交付的成果有时间期限。
有人可能会问,那么人死属于什么?正常来说,人死应该是未来的活动。但如果一个人想自杀,并且确定好了日期和时间,那么就成了约见。
上学算什么?上学属于约见。开学有日期,放假也有日期;上学有时间,放学也有时间;入学有期限,毕业也有期限。
做梦是什么?你不知道什么时候做梦,那是未来的活动;你想今晚做梦,那是活动;你想一睡着就做梦,那是约见。
●时间管理体系的两个层面
■时间安排:每项工作活动发生的时间和所需要的时间。
■信息管理:与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。
时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统,应包括:
■时间安排工具:日历,每日时间表,每日活动表,甘特图(项目管理工具)等。
■信息管理工具:电脑硬盘档案,软盘、光盘档案,纸文件档案,电话、会见记录单等。
●时间管理的具体方法
■每年制定目标。
工具:人生之轮。
■每周制订计划。
工具:周计划。
■未来活动安排:
工具:日历(大概估计日期,填写在估计日期的月份)。
■约见、会议安排:
工具:日历。
■每天的安排:
工具:〃每日安排表〃(见附录3…1)。
◆这一工具的特点:
可以用A4纸自己拷贝。
自己填写日期,灵活、经济。
管理时间的维度全面周到,且一目了然。
◆在每日下班前计划第二天的工作。
◆首先将日历中的约见、会议填入时间表 (参考附录3…2)。
◆将活动按优先性分成A、B、C、D类。
A类:紧急且重要。
B类:重要但不紧急。
C类:紧急但不重要。
D类:不重要也不紧急。
◆估计每类活动应花的时间(参考附录3…3):
工作不是干了算,而是应该算了干!
对事讲效率,对人讲效果:谈事可以将时间卡得死一点,当涉及情
感,人员发展等问题时,留的时间余地就要大一些。
◆将活动穿插到约会的间隙内(附录3…2)。
◆第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整。
◆每天的工作安排应该:首先处理A、B类,然后是C类,努力完成D类,避免拖延。
■别人的承诺:
工具:每日安排表中〃别人的承诺〃部分。譬如,当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时,你就可以直接填写一张该日期的每日安排表,并将责任人和要交付的任务记录在〃应交付的工作〃一栏中。到了该日期,这一记录就会给你提醒,从而省去你用脑子记忆的负担。
■对别人的承诺:
工具:可能运用到以上所有工具。因为你给别人的承诺,如项目管理,可能会包括约见、活动、未来活动和别人的承诺。
■每个月,至少每季度要做反思回顾。
工具:成绩总结表。
■集中统筹……将以上所有工具集中在一册中,形成自己的人生。
〃效能效率年册〃
扉页:人生之轮……帮你设定一年的目标
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第26节:时间管理(7)
接后:日历……帮你记录约见、未来活动
接后:每月的一摞〃每日安排表〃
○第1页为:月目标、周计划
○从第2页起:每天一页〃每日安排表〃……帮你记录、计划当天的约见、活动、当天到期的别人的承诺和为兑现你对别人的承诺应做的事
○最后一页:月度〃成绩总结表〃……帮你回顾、反思
接后:重要联络信息
接后:重要任务沟通记录
接后:其他你认为重要的信息记录(如重要的纪念日、重要的卡号等)
●运用时间管理工具的好处
■工具帮你记忆,从而减轻心理、思想和头脑负担。
■帮你轻松有序地完成任务,实现人生的各项目标。
●怎样应对打扰
■打扰的来源(5P):
◆People (人):同事、上级。永远不要把客户当成是打扰,而是机会!
◆Phone (电话)。
◆Paper (公文):信件、与自己无关的E…mail、文件、没用的名片等。
◆Personal (自我打扰):开小差、与别人聊天、打私人电话等。
◆Peripheral vision (视力所及的环境干扰):乱贴的小黄笺、太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物。
■应对打扰的方式:
◆拒绝:不要有求必应,而要学会善意的拒绝。
◆推迟:帮助对方认清主次,适当推迟。
◆减少:为对方限时。
◆阻止:规定不受打扰的时间和情况。
要想避免打扰且不得罪别人,你就必须实践高效能人士的习惯4、5、6,从而让你的〃情感账户〃充实圆满!
■怎样应对〃人〃的打扰:
◆〃谁〃经常打扰?
同他们沟通,说明自己的工作方式。
同他们一起探讨如何做好时间管理。
◆经常因为〃何事〃打扰?
如果无书面说明,制作出来,简明易懂。
再因此受到打扰,先让对方自己阅读说明,不明白再来找你。
■怎样应对〃电话〃打扰:
◆尽量设置留言电话。
◆不要一有电话就接,每天要有至少1小时的时间连续专注于重要但非紧急的工作。
◆可以留出一段时间回复电话。
■怎样应对〃公文〃打扰:
◆公文的分类:
活动性公文:需要你采取应对行动的公文。
信息性公文:已处理完需要存档的公文。
◆电子邮件应按事务四分类的优先顺序处理。
◆办公桌上只留活动性公文,给信息性公文找个〃家〃……存档。
◆存档的原则:
一般需要存档的文件是公司所有文件的10%。
根据公司要求该存档的存档。
无章可循的分批归档:过一段时间(一般为一个月)决定是否需存档。
能用电子版存档,就不要用纸文档。
需要经常用的文件,最好有纸文档。
对存档的文件可注明销毁日期。
■怎样应对〃自我〃打扰:
◆增强时间观念,应用时间管理方法管理好自己的时间。
◆当然,适当的〃自我〃打扰也是休息的一种方式,但千万不要因此而打扰了别人。
■怎样应对〃周围环境〃的打扰:
◆改善时间管理的第一项切实工作……整理你的办公桌!
活动性公文是否放在〃来件篮〃和〃发件篮〃中?
电脑屏幕周围还贴有用于提醒的黄笺纸(即时贴)吗?
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第27节:时间管理(8)
信息性公文是否还在桌面上?
哪些信息性文件需存档?哪些需扔掉?
哪些需保留一段时间再决定是否存档?有地方保留这些文件吗?
名片是否分类易找?
办公室、桌面是否成了〃周围环境〃干扰?
◆职业化的办公桌应干净整洁,一般只需具备以下核心物品:
电话。
电脑。
常用文具。
活动性文件(来件篮、发件篮)。
〃效能效率年册〃。
问题
回顾你的〃人生之轮〃需要发展的方面。你如何针对这些方面采取行动?
回顾〃个人效率的11个方面〃中你的薄弱环节,现在准备如何提高?
你在时间管理上还有哪些独到的经验值得今后借鉴?
培训要点总结
时间管理的实质是人生的自我管理
时间管理既要关照〃效率〃,更要关照〃效能〃
高效能人士的8个习惯
人生之轮七方面
个人效率的11个方面
事务四分类:最需重视重要但不紧急的事务
计划的方法:以终为始
与时间管理工具相关的五个概念:约见、活动、未来活动、对别人的承诺,别人的承诺
时间管理工具〃效能效率年册〃的构成
应对打扰的方法
职业化办公桌上的核心物品
课后思考题:
■你有年度人生目标和规划吗?(年度规划是人生规划的最低标准。)
■你人生中的〃大石头〃包括哪些?你如何将这些〃大石头〃安排在你的年度规划中并将其目标付诸实施?
■你工作中的〃大石头〃是什么?你将如何处理它们与〃细沙〃之间的关系?
培训收获及行动计划:
本培训的主要收获 工作和生活中如何应用 怎样检验应用(知行合一)的效果
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第28节:组织变革中的自我管理(1)
Lesson 4
培训课程 4
组织变革中的自我管理
TCL的掌门人李东生在企业变革的过程中常用以下故事激励自己:
鹰的重生
鹰是世界上寿命最长的鸟类,一生的年龄可达70岁。要活这么长的寿命,它在40岁时必须作出两种选择:要么等死,要么经过一个非常痛苦的更新过程……150天漫长的蜕变。因为这时,它的喙变得又长又弯,几乎碰到胸脯;爪子开始老化,无法有效地捕捉猎物;它的羽毛长得又浓又厚,翅膀变得十分沉重,飞起来极为吃力。
鹰必须很努力地飞到山顶,在悬崖上筑巢,并停留在那里,不得飞翔。鹰首先用它的喙击打岩石,直到完全脱落,然后静静地等待新的喙长出来。鹰会用新长出来的喙把爪子上老化的趾甲一根一根拔掉。当新的趾甲长出来后,鹰便用新的趾甲再把身上的羽毛一根一根拔掉。
五个月以后,新的羽毛长出来了,鹰重新开始飞翔,迎接新的岁月!
这个故事应该说不仅对像TCL这样的经营性实体有着极大的启示作用,其实给任何组织和不甘平庸的个人都能带去深刻的警醒!
人们公认:当今世界,唯一不变的就是变化,其实我们早在《易经》时代就懂得了这一点。变化既然是常态,就没什么可怕,何况变化可能给我们带来更好的结果。然而,组织变革毕竟是一种不同于一般的特殊的变化。正因为现实中成功的组织变革并不多见,所以,变革管理不仅成为组织领导人必须研究的重大课题,同时,也是组织中一般成员必须面对的人生挑战!
组织变革必然会给身处其中的每个人带来不同程度的冲击。我曾在一家全球100强的综合性跨国公司工作。正值我上任中国合资公司总经理一职之际,另一家在全球排名更加靠前的公司宣布并购我们公司。因机构重组,我无法继续领导凝聚了我大量心血的合资公司,甚至濒临失业的边缘,我的挫折感可想而知。我抱怨过、痛苦过、挣扎过,但我庆幸自己没有被组织变革击垮,反而因其更加清醒地认识了自我,更加积极主动地去把握自己人生的方向!再回首,我发现组织变革带给我的是飞跃性的成长,是人生极为宝贵的一次历练!〃福之,祸之所倚;祸之,福之所伏。〃
无论你是否经历过组织变革,不可否认的是,持续稳定的组织和工作岗位变得越来越稀有,而变革却很可能出现得让你猝不及防,是否拥有变革中的自我掌控和管理能力愈发成为职场人士必备的职业素养之一。
本培训课程关注的并不是企业的领导者如何更加有效地领导和管理组织变革,而是从大多数员工的角度,探讨他们在对组织变革并无多少决定权的情况下,如何更加从容地应对,使组织变革成为自己人生变得更好而不是恶化的转折点!当然,此培训课程涉及的内容也是组织领导者在变革过程中所必须重视的工作。
培训目标:
认清组织变革中,对于员工来说内在变革管理比外在变革管理更加重要。
明确内在变革需经历的三个阶段及各阶段特点。
针对各阶段采取相应的自我管理手段,从而在组织变革中求得更好发展。
培训内容概要
组织变革的含义:外在变革与内在变革
组织变革的性质
员工为什么会抵制组织变革
内在变革的三个阶段
如何管理内在变革的第一阶段:告别过去
如何管理内在变革的第二阶段:中间地带
如何管理内在
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